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    생소한 분야까지 자세히 알기에 한계가 있습니다. 업체가 제시한 내용을 봐도 이해하기 어려울 때가 많은데 전문매니저와 상담하면 꼼꼼하게 확인하고 알려주시니까 많은 도움이 됩니다.

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그룹웨어/협업툴 선택 가이드

실제 현장 정보의 제공

업무별 진행 포인트 및 선택 방법 등 다양한 정보를 정리했습니다.
당사가 보유한 일부 정보만 공개되고 있음을 안내 드립니다.  캐스팅엔은 시세 정보, 견적 사례 등 다수 보유하고 있습니다.

  • 1

    그룹웨어/협업툴 선택 가이드

    •  
    • 1-1. 그룹웨어란?

     

    기업이나 기관, 단체의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서 서로 협력하고 업무효율을 높이기 위해 사용하는 소프트웨어를 말합니다. 전자메일, 전자게시판, 전자결제, 업무관리 등 전체 업무 프로세스를 시스템화한 솔루션입니다.

    크게 구축형과 임대형으로 구분되며, 정보보안 등 회사내부 자료 유출 등을 고려하여 대기업들은 자체 구축형을 선호하며, 중소기업들은 구축비용과 유지보수 등을 고려하여 임대형을 이용하고 있습니다.

    임대형의 경우, 일반 임대형과 클라우드 기반 임대형이 있으며 클라우드 기반의 서비스는 웹 브라우저를 통해 언제 어디서든 업무를 수행할 수 있다는 것이 차이점입니다.

    현재는 클라우드 기반의 임대형 서비스를 이용하고 있는 추세입니다. 클라우드 서비스는 이용료가 저렴하고 유지보수 비용을 크게 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.

     

     

    • 1-2. 그룹웨어 구축/임대 업무 진행 절차
    •  
    • (1) 구축형(제품 커스터마이징 포함) 그룹웨어 개발업무 절차

    ① 개발사(제품) 선정 및 사내 TFT 구성

    -고객사 규모 및 내부 연관 시스템을 고려하여 그룹웨어 구축 경험과 전문인력을 보유한 개발사 혹은 그룹웨어 패키지 제품을 선정하여 전체 개발 (커스터마이징) 일정 및 규모를 산정합니다.

    -고객사는 내부 업무 프로세스를 잘 이해하고 전반적인 연관 시스템에 대한 이해도가 높은 인력들로 TFT를 구성합니다.

    ② 개발사와 사내 부처별 요구사항 및 문제점 파악

    각 부처별 특수 사항을 감안하여, 요구사항 및 현 업무상의 문제점들을 명확히 파악합니다.

    ③ 유관 시스템 I/F 도출

    사내 유관 시스템(ERP, PMS, QC 등)의 연계를 원활히 하여 업무 효율 및 생산성을 높일 수 있도록 그룹웨어 설계에 반영합니다.

    ④ 개발사 설계 및 개발

    지속적인 기능 확인과 현장 업무 반영을 통해 설계에 대한 확인과 개발 산출물의 품질향상을 진행합니다.

    ⑤ 테스트 및 검수

    -개별 기능 테스트 및 전체 시스템 통합 테스트를 진행합니다.

    -테스트를 통해 발견된 결함과 보완사항들을 반영하여 최종적인 검수를 진행합니다.

    ⑥ 시스템 오픈

    내부적으로 시스템 사용자 교육을 진행하고, 시스템을 오픈합니다.

     


    (2) 임대형 그룹웨어 서비스 업무적용 절차

    ① 고객사 업무 규모 및 필수 기능 파악

    -고객사 내부 업무 규모 및 인력을 파악합니다.

    -업무 생산성 향상과 효율성을 고려하여 필요한 기능을 추출합니다.

    -그룹웨어에 적용할 예산을 산출합니다.

    ② 임대형 제품 선정

    -사용자 및 필수 기능을 고려하여 적합한 제품을 선정합니다.

    -제품 사용료, 제공기능, 사용자 평판 등을 고려하여 선정합니다.


    1-3. 그룹웨어 업무 진행 TIP

    •  
    • (1) 내부 인프라 확인 후 그룹웨어 유형 선정하기

    우선 고객사 내부적으로 유지보수 및 기능 개선을 지속적으로 진행할 인력 및 인프라가 갖춰져 있는지 파악합니다. 장비(서버, 스토리지, 네트워크 등)를 운용할 장소를 보유하고 있는 것도 중요한 판단 근거입니다.

    상기 항목들을 확보하고 있거나 유지할 수 있고, 내부 정보 보안이 매우 중요하다면, 구축형(제품 커스터마이징) 그룹웨어를 도입하는 것이 좋습니다.

    그렇지 않은 경우, 그룹웨어 임대를 통해 초기 구축비용, 유지보수 비용을 절감할 수 있는 임대형(클라우드 서비스 포함)을 도입하는 것이 경제적입니다.

     

    • (2) 보안성이 좋은 클라우드 기반 임대형

    현재는 대부분 그룹웨어 서비스들이 솔루션 기반의 임대형에서 클라우드 기반의 임대형으로 전환되고 있습니다. 클라우드형은 보안성이 좋고, 내부에 시스템 운영 인력을 따로 두지 않아도 되는 장점이 있습니다.

    중소기업 등 소규모 기업은 기술 동향과 유지보수의 편리함을 고려하여 임대형보다 클라우드형을 선정하는 것이 무난합니다.

     

    •  
    • 1-4. 그룹웨어 업무 진행 시 주의사항
    1.  
    2. 1. 그룹웨어 구축 시, 초기 구축 비용, 유지보수 비용, 개발기간, 유관 시스템 연계, 사용자 필요성 등을 충분히 고려하여 결정하여야 합니다. 예상했던 것 이상의 비용이 발생할 수 있습니다.
    3.  
    4. 2. 제품(솔루션) 적용 시, 제품사의 Reference 및 Reputation을 확인해야 합니다. 또한, 제품사의 경영상태 등을 고려하여 향 후 제품 유지보수 및 업그레이드가 지속적으로 이뤄질 수 있는 업체인지 확인합니다.
    5.  
    6. 3. 클라우드 기반의 서비스는 대체적으로 정보보안에 취약점을 갖고 있습니다. 하지만 서비스 제공사에서 이에 대한 대응 및 대책 방안을 제공하고 있습니다.
    7.  
    8. 4. 클라우드 기반의 서비스는 간혹 제공사의 서비스 중단으로 서비스 이용사가 큰 불편을 겪거나 손해를 본 사례가 있습니다. 서비스 제공사 선정 시, 서비스 중단이나 장애가 발생한 사례가 있는지 확인하고 결정해야 합니다.
  • 2

    그룹웨어/협업툴 시세정보(기타, 추가정보)

    의뢰 범위에 따라 가격 변동이 있을 수 있습니다.

    •  
    • (1) 클라우드 형
    구분 (20유저/30gb) (50유저/50gb) (70유저/70gb) (100유저/100gb) (150유저/150gb)

    오피스웍스

    50,000원 100,000원 150,000원 200,000원 300,000원
    • Handy 그룹웨어
    20,000원 30,000원      
    • CoVision 그룹웨어
    20,000원 30,000원      
    • 다우 다우오피스
          350,000원  
    • 세움소프트 Officeon/Officework
      1,944,000원      

     

    (2) 설치형

    구분 50유저 100유저 150유저 200유저 500유저

    오피스웍스

    5,000,000원 8,000,000원 10,000,000원 12,000,000원 20,000,000원
    • Handy 그룹웨어
    - - - - -
    • CoVision 그룹웨어
    - - - - -
    • 다우 다우오피스
    2,400,000원 4,200,000원   9,000,000원 12,000,000원
    • 세움소프트 Officeon/Officework

    13,000,000원

    라이센스(8,00,000원)/ 설치(교육) 1,000,000원 별도

     

     

  • 2

    그룹웨어/협업툴 관련 자주 묻는 질문

    1.  
    2. 1. 구축과 임대 중 어떤 것이 좋을까요?
    • 일반적으로 대기업 및 100인 이상 기업이 그룹웨어를 구축할 수 있는 규모로 보고 있습니다. 하지만, 근래에는 대기업에서도 업무 특성을 고려하여 클라우드 기반의 그룹웨어를 도입하고 있습니다. 대규모 기업의 경우 비용상의 이점도 고려하지만 무엇보다 장소와 PC를 불문하고 언제든지 접근이 가능한 웹 브라우저를 통한 업무처리가 가장 큰 메리트입니다. 사내 정보보안 등 문제점들이 많지 않다면, 구축비용, 유지보수, 업무효율 및 생산성을 고려할 때, 클라우드 기반의 임대형을 추천합니다.
    1.  
    2. 2. 구축형을 선택할 시, 초기 구축비용과 유지보수 비용은 어느 정도로 예상해야 합니까?
    • 초기 구축비용은 개발사 별, 제품별 천차만별이지만, 통상적으로 100인 기준 초기구축(개발) 비용은 2~5억 정도이고, 유지보수 비용은 구축비의 10~15%를 예상하면 됩니다.
    1.  
    2. 3. 그룹웨어 도입 시, 기대효과는?

    크게 4가지 정도의 효과를 기대할 수 있습니다.

    • 첫째, 시간과 공간의 제약을 벗어난 업무환경을 제공한다는 점입니다. 이를 통해 국내외 출장 시 끊김 없는 업무, 재택근무, Paperless 근무환경을 제공할 수 있습니다.
    • 두번째는 원활한 소통환경과 신속한 의사결정입니다. 메신저, 쪽지 등의 채팅을 통해 원활히 의사소통을 할 수 있고, 전자결재를 통해 신속한 의사결정을 이룰 수 있으며, 각종 게시판과 웹 폴더 공유로 자유롭게 정보를 공유할 수 있습니다.
    • 세번째는 사내 정보화 수준을 향상시킵니다. 대외 연락을 이메일을 통해 주고 받으며, 사내 직책에 따른 보안등급 부여로 정보 접근에 차별을 둘 수 있고, 사내 여타 시스템과의 연동을 통해 정보의 활용도를 배가 시킬 수 있습니다.
    • 마지막으로는 전반적인 업무개선 효과를 들 수 있습니다. 업무 상으로는 프로세스와 문서의 표준화를 통해 문서의 생성과 보존 및 관리를 효율적으로 수행할 수 있습니다. 또한, 이전 결재, 보고자료, 메일 등을 간단한 검색만으로 빠르게 열람이 가능하고 활용할 수 있습니다.
    1.  
    2. 4. 우리 회사 업무에 적합한 임대형 그룹웨어를 어떻게 찾을 수 있나요?
    • 국내에서 활동하고 있는 대표적인 그룹웨어 업체는 약 10개사 정도입니다. 각사 별로 구축 사이트에 대한 reference를 제공하고 있으며, 이곳과 가장 유사한 케이스를 비교하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 이 또한 여의치 않으시면, 당사 캐스팅엔에 문의하시면 가장 적합한 파트너를 선정하여 3개사 이상을 추천해 드리고 있습니다.

    1. 5. 우리 회사와 같이 특수한 업무를 수행하는 경우에도 그룹웨어가 지원 가능한가요?
    • 모든 그룹웨어에서는 가장 기본적인 업무지원 기능을 제공합니다. 예를 들면, 이메일, 메신저, 게시판, 공유폴더, 전자결재, 정보보안, 일정, 문서관리 등입니다. 이외의 특수 기능도 커스터마이징을 통하여 추가가 가능합니다. 물론 이 경우, 추가적인 개발 비용을 부담하셔야 합니다.
  • 2

    그룹웨어/협업툴 용어, 기초지식

     

    1. 클라우드 기반 서비스

    1. 인터넷 상에 자료를 저장해 두고, 사용자가 필요한 자료나 프로그램을 자신의 컴퓨터에 설치하지 않고도 인터넷 접속을 통해 언제 어디서나 이용할 수 있는 서비스를 말합니다. 클라우드 서비스를 통해 인터넷 상에 저장된 자료들은 간단한 조작 및 클릭으로 쉽게 공유하고 전달할 수 있으며, 인터넷 상의 서버에 단순히 자료를 저장하는 것뿐만 아니라, 따로 프로그램을 설치하지 않아도 웹에서 제공하는 응용 프로그램의 기능을 이용하여 원하는 작업을 수행할 수 있고 여러 사람이 동시에 문서를 공유하면서 작업을 진행할 수 있습니다.

     

    2. 커스터마이징

    1. 고객이 기호에 따라 제품의 변경이나 기능 추가 등을 요구하면 제품 공급자가 요구에 따라 제품을 만들어주는 일종의 맞춤제작 서비스를 말하는 것으로, '주문 제작하다'는 뜻의 customize에서 나온 말입니다.

     

    3. ERP (Enterprise Resource Planning)

    1. 전사적 자원 관리 시스템은 회사의 모든 정보뿐 만 아니라, 공급 사슬관리, 고객의 주문정보까지 포함하여 통합적으로 관리하는 시스템입니다. ERP 도입 시, 생산부분이 마케팅을 실시간으로 조회하여 생산일정을 조회 및 변경할 수 있는 등 비용 낭비나 생산 지연 요인을 사전에 제거하는 일 등이 가능해집니다.

     

    4. PMS (Project Management System)

    1. 프로젝트관리시스템은 프로젝트 리소스를 계획, 구성, 관리하고 예상치를 반영할 수 있도록 합니다. 프로젝트 진행에 필요한 평가, 계획, 일정관리, 예산관리, 자원할당, 팀원간 협업, 의사소통, 의사결정, 품질관리, 문서관리를 지원하는 시스템입니다.

     

    5. QC (Quality Control)

    1. 품질관리는 기업이 생산과 관련된 모든 요소의 품질을 검토하는 프로세스입니다.

     

    6. PMS (Project Management System)

    1. 프로젝트관리시스템은 프로젝트 리소스를 계획, 구성, 관리하고 예상치를 반영할 수 있도록 합니다. 프로젝트 진행에 필요한 평가, 계획, 일정관리, 예산관리, 자원할당, 팀원간 협업, 의사소통, 의사결정, 품질관리, 문서관리를 지원하는 시스템입니다.

캐스팅엔 안전거래 보장

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거래기준 발급 가능 거래액 업무 특성별 발급보험 종류 보험 지원
단일 거래액 3천만원 이상 계약이행보증보험, 하자이행보증보험 무료
8개월 약정액 5천만원 이상 계약이행보증보험, 하자이행보증보험
6개월 약정액 7천만원 이상 계약이행보증보험, 하자이행보증보험
1년 약정액 1억원 이상 계약이행보증보험, 하자이행보증보험

이행보증보험증권은 다음과 같은 장점과 유의사항이 있습니다

  1. 이행보증보험증권은 나중에 문제가 발행 할 경우 의뢰 기업에게 손해배상책임을 진다는 것을 약속하는 증서입니다
  2. 만일의 경우 업무 중 문제가 생겨서 기업과 파트너사의 계약이 해제되면 기업은 서울보증보험에 이행보증보험증권의 금액을 청구할 수 있습니다.
  3. 이행 보증보험증권의 금액은 보통 계약금액의 15~20%선에서 결정됩니다
  4. 기업이 서울보증보험에 이행보증보험금액을 청구할 경우 상황에 따라 서울보증보험은 보상액의 감액을 요청할 수도 있습니다.
  5. 이후 발생하는 보상 문제에 대해서는 증권계약주체(캐스팅엔/파트너사)에서 보증보험과 해결합니다

고객의 재산을 소중하게 생각합니다

안전한 거래대금 예치 제도

업무 특성에 따라, 의뢰 고객과 파트너 합의를 통해
계약업무 시작 전, 기업고객이 캐스팅엔에 대금을 결제합니다.
계약업무 진행 중, 캐스팅엔이 대금을 안전하게 보호합니다.
계약업무가 완료되면 캐스팅엔에서 파트너사에 대금을 지급합니다.
프로젝트 결과를 확인 후 안전하게 대금을 지급할 수 있습니다.

에스크로 제도란?

제3자(은행, PG사, 보험 등 에스크로 사업자)가 소비자의 결재 대금을 예치하고 있다가 상품배송이 완료된 후 그 대금을 통신판매업자에게 지급하는 전자거래안전장치로 법률에서는 결재대금 예치제도라고 합니다.즉,판매자와 구매자가 대금을 직접거래하지 않고 제3자(KSnet)같은 서로 신뢰할 수 있는 중계기관을 끼고서 대금을 결제하는 제도입니다.구매자가 알리다로부터 물품을 구매하기로 했으면,물품대금을 KSnet에 입금합니다. 물품대금이 KSnet에 입금된게 확인이되면 물품을 구매자에게 발송하고 구매자는 물품이 잘 도착했고, 이상이 없음을 확인하시게되면 중계기관에서 예탁해 둔 대금을 알리다에 입금시키는 제도입니다.

예기치 않은 일들을 위한 중재 제도가 운영됩니다

원활한 분쟁조정

업무진행 또는 계약 관련 분쟁 발생시 캐스팅엔은 신속한 분쟁 처리를 지원합니다.

기업고객 이슈 접수 시,
기업간 거래 절차에 따라 업무 진행 상황을 점검하고
해결 가능 솔루션을 찾습니다

기업과 파트너 양사 합의가 어렵다고 판단 될 경우
캐스팅엔 전문AM이 주관하는 3사 미팅이 이루어집니다.
3사 미팅에서는 양사간 입장/과정 검토/자료 검토를 통해
원만한 중재 결과를 이끌어냅니다

3사 합의가 도출되지 못할 경우 국내 유일의
국제상사중재기관을 통해 신속하고 정확하게 처리합니다.
전문 중재 과정에서 발생하는 비용은
최대 1천만원 피해보상 규정 내에서 전액 지원합니다.

고객의 손해를 허락하지 않는 보상프로그램

준비된 피해보상

계약이행보험지원, 에스크로 대금 제도, 분쟁조정 과정은 합리적인 기업 거래의
안전 장치입니다. 그럼에도, 소액 거래와 계약 피해가 발생 할 수 있습니다.
위와 같은 경우를 대비해 최대 1천만원까지 별도의 피해보상규정을 마련하고 있습니다.

피해보상규정

이 적용된다는 것은 파트너사가 계약 이행을 하지 않았거나 캐스팅엔이 결제금액을 보상 해주는 것을 의미합니다.

적용 대상의 예

  1. 계약 후 대금결제까지 완료된 업무가 특별한 사유없이 진행되지 않는 경우
  2. 초기 진행하기로 계약한 내용에 따라 업무가 진행되지 않거나 서비스,제품이 제공되지 않은 경우

적용 되지 않는 예

  1. 업무 계약이 정상 진행되었고, 실제 업무도 정상 완료되었으나 추가로는 진행하지 않겠다고 결정한 경우
  2. 업무 계약이 정상 진행되었고, 실제 업무도 정상 진행되었으나 고객이 원하는 업무범위 설정과 요청이 명확하게 명시되어 있지 않은 경우
  3. 참고 : 위의 모든 예는 공정위에서 제공하는 표준거래규정을 따릅니다.

피해보상 규정 자세히 보기 +

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캐스팅엔 고객섬김센터 : (02) 1644-2653
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