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1. 기업행사에도 종류가 많다고요?

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기업행사는 기업의 내부 또는 외부에서 특정한 목적을 위해서 진행되는 행사를 말하며 행사의 목적, 종류와 범위 등에 따라 기획의 수준 및 규모와 비용은 많은 차이가 있습니다.

진행자만 섭외하여 진행하는 간단한 행사에서부터 그 이외에 소품과 장소, 장비 및 인력까지 대단위로 아웃소싱 서비스받는 행사에 이르기까지 다양하므로 아래의 행사 목적(종류)과 예산에 맞게 기업행사 전문기업과 협의하여 진행하는 것이 바람직합니다.

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워크샵(워크숍)/연수는 임직원이 주체가 되면서 한편으로 행사의 대상이 되는 기업 내부의 행사로써 임직원의 화합과 단합의 회사 분위기 개선을 목적으로 하는 임직원 재충전 및 힐링 성격의 행사 또는 리더십 및 특정 주제 토론 발표 등의 교육 연수 성격의 행사가 있습니다. 때로는 교육 연수 워크샵(워크숍)과 즐기는 만찬 행사 등을 함께 진행하기도 합니다. 세부적인 행사종류로는 창립행사, 전진 대회, 등반대회, 사업설명회, 송년회/신년회, 종무식/시무식, 워크샵(워크숍), 조직캠프, 임직원 골든벨 등이 있습니다.

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체육대회는 일터를 벗어난 장소에서 임직원이 개인 또는 소속 단위의 경쟁 속에서 열정과 승부욕을 불태우면서 심신의 피로와 스트레스를 해소함으로써 화합과 친목 및 협동심을 증진하는 목적의 행사입니다. 기업 체육대회, 명랑운동회, 단합행사, 야유회, 마라톤대회 등이 주로 진행됩니다.

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공식행사는 기업의 새로운 명분이나 주요한 기념과 존중의 자리를 마련하는 특별한 행사로써 상황과 규모 및 목적에 맞는 세련되고 품격 있는 특별한 기획이 필요한 행사입니다. 일반적인 행사로는 창립기념식, 비전선포식, 컨퍼런스, 시상식, 준공식, 기공식, 이취임식, 위촉식, 현판식, 개소식 등이 있습니다.

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프로모션행사는 주로 외부의 고객이나 기업들을 대상으로 하는 행사로써 제품의 판촉행사 또는 브랜드의 이미지 제고를 위한 홍보 이벤트성 행사입니다. 다양한 형태의 마케팅 분야 중에서 특히 대상자들과 현장에서 직접 만나는 행사이므로 행사 종류에 맞는 기획의 전문성, 운영인력, 제작물, 부스, 음향/조명장비 등 행사 전문성이 특히나 중요한 행사입니디. 행사 목적에 따라 사업설명회, 신제품발표회, 조인식/협약식, 기자간담회, 오픈행사, 경매행사, 게릴라행사, 런칭쇼, 프로모션 이벤트 등으로 구분할 수 있습니다.

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파티/페스티벌에 기업이나 단체가 조직의 결속을 견고히 하고 친목을 다지기 위해서 내외부인을 대상으로 축제 형식으로 진행되는 행사로써 요즘은 유연하고 창의적인 기업문화 전파를 위해서 창립기념식이나 송년회 등이 이와 같은 파티/페스티벌 형식으로 많이 기획되고 있습니다. 주로 클럽파티, 비즈니스파티, 와인파티, 야외파티, 송년파티 등이 있습니다.

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위에서 언급한 행사 이외에도 게임대회 행사, 연예인초청 행사 등 수많은 종류의 행사가 있을 정도로 크고 작은 기업의 행사는 수시로 기획되고 진행됩니다. 그만큼 기업행사를 담당하는 기업의 담당자들의 고민은 무거워지고 많아지게 됩니다.

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기업행사는 처음부터 끝까지 시간과 비용 그리고 많은 인력이 투입되는 이벤트지만 목적을 이루지 못하면 하지 않은 것 보다 못하게 됩니다. 그래서 성과가 좋지 못하면 결과에 책임이 고스란히 담당자에게 떠넘겨지곤 합니다. 그런데 현실적으로 중소기업의 담당자들이 다양한 주요 기업행사를 전문성 있게 기획하고 준비하고 실행하기는 사실상 불가능합니다. 따라서 처음부터 기업행사는 전문기업과 상의하는 것이 바람직합니다.

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내부에서 자체적으로 하는 것과 전문기업의 서비스를 이용하는 차이는 풍부한 경험에서 나오는 기획과 원활한 운영 그리고 적재적소의 각종 장비와 인력지원 등에서 확연합니다.

기업행사의 근본적인 핵심은 행사의 목적을 달성하는 것입니다. 다만, 정해진 예산으로 한계가 있다면 전문기업과 협의하면서 서비스 범위를 조정하시면 됩니다. 예를들어 사회자, 진행도우미, 주차요원, 장소, 장비 등을 기업의 리소스를 활용하는 방식 등을 협의하면 예산에 맞는 수준에서 행사 목적을 달성할 수 있는 최선의 방법을 함께 찾아 볼 수 있습니다.

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2. 전문업체에 맡기면 어떤 역할을 하죠?

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일단 대략적인 행사개요와 예산 금액을 가지고 기업행사 전문기업에 견적을 요청하면 세부 견적을 위해서 간단한 행사는 전화상담, 큰 규모의 행사는 담당자가 직접 방문하여 견적 산출뿐만 아니라 행사의 중요성이나 기업문화, 경영진의 성향 등을 고려하여 행사의 주요한 사항을 조언하고 적합한 서비스를 소개해 줍니다.

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계약단계에서는 행사 일정과 관련된 핵심사안에 대하여 다시 한번 논의를 하고 상호 진행해야 할 일들과 일정에 대하여 확정하게 됩니다.

① 행사기획

● 고객사를 방문 또는 전화 상담하여 기업행사 기본 요건 파악

● 행사 목적 및 예산에 맞는 행사의 장소, 대상, 규모와 상호 역할 협의 결정

● 특별히 주의해야 할 기업 또는 경영진 및 행사 대상 특성에 대한 대비

● 세부 행사 기획서 (예상 이미지 및 예산 포함) 작성 전달

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② 행사 준비 (전체적으로 기업담당자와 긴밀히 협력)

● 준비 일정에 맞는 진척상황 체크 및 지원

● 무대, 음향, 조명, 특수효과, 세레모니, 렌털 설치 등의 시스템 설치

● 연주공연, 레크리에이션, 내레이터 섭외 및 일정 확보

● 1~2일 전 또는 당일 몇 시간 전에 리허설을 통한 준비 완료 체크

● 날씨 및 불참자 등에 대한 플랜B 마련

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③ 행사 진행

● 진행순서에 맞는 매니지먼트 역할

● 전체적인 진행을 모니터링하면서 불안 요소에 대한 지원

● 플랜B 진행 필요에 대하여 기업담당자와 협의

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④ 행사 후 철거​

● 행사 이전의 상태로 원상복구

● 파손이나 분실 및 사고에 대한 책임 (보상, 변상 등)

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3. 진행 프로세스가 어떻게 되나요?

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1 Step 준비단계

고객사 내부에서 기업행사의 필요성과 목적 및 규모 그리고 일정과 예산 등에 대하여 최고 경영진의 의사결정을 받고 기업행사 전문기업 선정의 기준을 설정하는 등의 기본 준비 단계

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2 Step 업체선정 및 계약

준비단계에서 결정된 내용과 기업행사가 목적에 맞게 원만히 진행될 수 있도록 기업행사 전문기업을 선정하고 계약조건을 협상하여 결정한 후에 계약을 체결하는 실행단계

3 Step 행사진행 및 사후관리

계약을 마친 후에 실제 기업행사를 준비하고 행사 당일에 기업행사를 완료하고 마무리까지 확보하는 단계

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4. 고객과 전문업체에서 해야 할 각각의 역할은 무엇인가요?

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- 고객사 담당 부서 및 책임담당자

① 기업행사 전문기업 책임자/매니저/진행자와의 컨택포인트

② 기업 내 상사(팀장,본부장,경영진)와 행사 매니저 및 진행자 등과의 소통자

③ 행사 참석자, 배치도, 초청장 등 행사 필수준비사항에 대한 결정사항을 행사업체와의 공유로 준비물 및 일정 변경 조율

④ 행사 중 발생하는 행사업체 직원 및 고객사 임직원의 세부적인 문의 사항에 대한 대응과 의사결정 지원

⑤ 행사의 원만한 진행 및 안전 등에 대한 수시 확인

⑥ 계약 대금 지급 (예산집행)

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- 기업행사 전문기업 책임자/매니저

① 고객사 담당자와 소통하며 행사 투입 인력, 시스템 등에 대한 계획 준비

② 투입 인력 및 관계자에 대한 고객사의 특징과 금번 행사의 특별 주의사항 등 교육 실시

③ 고객사 컴플레인에 대한 접수 및 지원 결정

④ 파손, 분실에 대한 확인

⑤ 계약 대금지급 요청 세금계산서 발행 및 입금 확인 (1~2일 후 진행)

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- 기업행사 전문기업 진행자(MC) – 섭외 시

① 진행 순서에 대한 숙지

② 진행 대본의 수정사항 체크 (고객사 담당자와 협의)

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5. 전문업체 선정 시 고려해야 할 사항은?

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1. 기본 확인 사항

① 업체의 규모

② 레퍼런스 및 파트너 (소속 MC 리스트 등)

③ 기업 이미지 및 사고와 사건 이슈가 있었는지에 대한 조사 (인터넷 등)

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2. 기업행사의 경우에는 특히나 전문기업에 따라 견적이 많이 차이 날 수 있으므로 평균 3개(2~4개) 정도의 업체에 견적을 요청하여 비교해 보아야 적정한 가격에 감이 생깁니다.

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3. 특히 전문 진행자(MC)가 섭외되어 진행할 경우에는 MC의 역할이 제일 중요합니다. 따라서 진행능력이 검증된 MC를 보유한 전문기업을 우선으로 고려하는 것이 바람직합니다.

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4. 체계적이고 수준이 높은 전문기업은 자신들의 기업행사 종류별 레퍼런스를 유튜브, 페이스북 등에 영상으로 제공하고 있으므로 이것을 참조하시면 유용합니다.

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5. 네이버 등에 키워드 광고를 집행하는 행사업체들을 일일이 개별적으로 조사하고 접촉하는 것보다는 캐스팅엔과 같이 검증된 파트너사의 견적 비교 서비스를 이용하면 훨씬 안전하고 편리합니다. 또한 전문기업과 문제가 발생하더라도 캐스팅엔이 최대 1,000만원까지 보상해주므로 고객사와 담당자에게는 아주 유용하고 안전한 업체 선정방식입니다.

6. 기업행사 관련 발생하는 상황에 대한 대처 Tip

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- 행사 비용 견적을 줄이는 방법

기업행사 견적을 요청할 때부터 행사의 목적과 규모를 명확히 할 필요가 있습니다. 행사의 중요도에 따라 투입되는 인력과 장소, 장비 등의 규모를 조정하면 됩니다. 진행자, 진행 도우미, 운영 요원, 음향, 조명, 기타 행사 용품 등을 고객사 직원이나 시설 등으로 대체하게 되면 견적이 줄어들게 됩니다. 또한 효과가 작거나 필요 없을 프로그램을 과감하게 빼거나 가벼운 프로그램으로 대체하면 견적이 많이 줄어들게 됩니다. 다만, 전문진행자(MC)가 필요한 행사의 경우에는 예산 문제가 있더라도 가급적 MC의 수준을 낮추지 않는 것이 바람직합니다.

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- 행사 준비에 고려할 사항

기업행사 전문기업이 준비할 것들을 1~2일 전에 반드시 확인해야 합니다. 전문기업이라서 경험과 프로세스가 많기 때문에 잘 발생하지 않기는 하지만, 간혹 매니저가 착각하거나 실수하여 행사의 중요한 것이 누락될 수 있기 때문입니다. 그리고 리허설을 하게 되면 가급적 담당 책임자나 매니저가 한번 와서 보고 체크해 달라고 요청하시면 좋습니다.

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- 행사업체 당일 관리

행사가 시작되면 너무 급박하게 돌아가기 때문에 행사 이전에 점검하는 것이 무엇보다 중요합니다. 고객사 담당자와 전문기업의 매니저는 최소 1~2시간 이전에 행사장에 도착하여 준비사항이 이행되고 꼼꼼하게 체크하여야 합니다. 특히, 날씨와 참석자 등으로 인해 플랜B가 준비되어야 하는지에 대해서 사전에 의논해 놓는 것이 바람직합니다

만약 장비와 인력의 차질로 인하여 정상적인 계획 시간보다 많이 늦게 행사가 진행된다거나 행사 중에 파손 등의 손실이 발생하면 행사업체에 클레임을 걸어서 행사 비용에서 차감하는 것도 필요합니다.

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- 행사가 완료된 후 챙길 것

행사가 완료된 후에 파손, 분실을 파악하여야 합니다. 또한 설치된 무대 및 렌탈 장비들이 깨끗하게 철거되는지 확인해야 됩니다. 당연히 쓰레기 등의 처리에도 신경 써야 합니다.

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7. 기업행사 일정 계획 방법은?

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- 행사 날짜를 기준으로 30일 이전에 진행하면 일정에 큰 차질이 없을 것입니다. 보통의 진행 과정별 일정은 아래와 같으니 고객사의 특성을 고려하여 진행하시면 되겠습니다.

① D-30 (내부결정): 행사 관련한 내부 의견수렴 및 최종의사결정(내부품의)

② D-25 (내부결정): 업체 선정 및 세부 사항 조율 확정

③ D-20 (일정 확정): 행사 프로그램과 진행 일정에 대한 최종확정

④ D-02 (최종점검): 준비물 및 투입인력과 시스템 준비사항에 대한 최종 점검

⑤ D-01 ( 리허설 ): 최대한 실제와 동일하게 실시하고 미진사항 체크해서 보완

⑥ D-day (행사 당일): 비품 및 개인물품 분실물 체크

8. 기업행사 공사 시세 정보

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- 기업행사의 견적은 천차만별로 차이가 날 수 있으므로 시세라고 특정할 수 있는 기준이 모호합니다. 다만, 행사의 규모와 참석인원 별로 큰 차이가 날 수는 있으나 간단한 행사는 300~1,000만원, 워크샵(워크숍), 체육대회, 프로모션행사 등은 2,000~4,000만원 정도 그리고 대대적인 공식행사(창립행사, 선포식, 페스티벌/파티 등)는 1~3억원 수준에서 진행됩니다.

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• - 통상적으로 3개 기업행사 전문기업의 견적을 받아서 중간 정도의 기업을 기준으로 나머지 기업들의 세부 견적 구성내역을 비교해 보면서 적정한 가격을 파악하면 될 것 같습니다. 일반적인 기업행사 견적서의 구성은 크게 시스템, 운영, 인건비, 부대비용 및 예비비 등으로 되어 있으므로 세부 항목별로 3개의 전문기업의 견적 단가를 비교하면서 낮은 것으로 우선협상 전문기업과 협상(네고)하시면 예산을 절감할 수 있습니다.
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9. 기업행사 관련 자주 묻는 질문

Q1 행사 준비하는 기간에 일정이나 규모가 변경되면 어떻게 해야 하나요?

전문기업에 빠르게 연락하여 인력과 시스템에 대한 예약과 일정 등을 조정하셔야 합니다. 때때로는 위약금 문제가 발생할 수 있으므로 전문기업의 책임자와 빠르게 협의하셔야 합니다.

Q2 파손되거나 분실된 시설이나 물품이 있으면 어떻게 하나요?

행사 완료 후에 전문기업 책임자를 통하여 원인별로 원상복구 또는 보상을 요구하고 해결될 때까지 잔금 지급을 미루셔도 되겠습니다. 따라서, 행사 비용 계약 시에는 행사 완료 이전에 전액을 지급하는 것보다는 30~40%의 잔금을 남겨놓는 방식으로 계약하는 것이 좋습니다.

Q3 비상상황에 대비한 플랜B 비용도 지불해야 하나요?

실제로 집행되었다면 사전 약정된 금액으로 지불하시면 되고, 실행되지 않았다면 미리 약속된 비용이 아니라면 지불하지 않으셔도 됩니다.