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2. 1. 기업이사/사무실이사/공장이사 비용을 줄여주는 가이드

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1-1 기업이사란?

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기업이사는 기업의 사무실이나 공장 또는 연구시설 등을 다른 장소로 옮기는 일을 말하며 업종의 특성과 이전의 범위에 따라 기업이사의 규모와 비용은 많이 달라지게 됩니다.

단순히 사무실만 이전하는 일반적인 이사 이외에도 연구시설 및 공장까지 이전하는 경우에는 시간과 비용 그리고 전문성이 많이 요구될 것입니다.

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사무실이사는 주로 사무집기와 서류가 주요한 이삿짐으로써 고난도의 작업이 아니므로 버리고 갈 것과 가지고 갈 것 그리고 입주 사무실의 동선과 구조 배치만 잘 하고 전기와 통신(인터넷) 및 냉난방시설이 제대로 작동되면 문제가 없습니다.

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공장이사는 차원이 조금 다릅니다. 즉, 전문적인 장비와 인력이 있어야 가능합니다. 그만큼 이사업체의 관련 업종 이사 경험이 중요합니다. 특히, 생산시설을 이전할 때에는 엔지니어링 회사가 컨설팅하고 참여하게 되어 이사전문기업 책임자는 엔지니어와도 원만하게 커뮤니케이션 될 정도가 되어야 합니다. 그래야 생산시설의 특성에 따른 장비와 인력이 적절하게 투입될 수 있을 것입니다. 화학, 반도체 등의 업종과 같이 생산시설의 민감도가 높을수록 전문성은 더욱 중요한 선택 요인이 됩니다.

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업종의 특성에 따라서도 차이가 납니다. IT기업은 예민한 전산시스템 및 서버의 특성상 전산 IT에 대한 이해가 높은 전문기업이 필요하고, 병원의 경우에는 특수한 의료기구나 고가의 의료장비들이 많기 때문에 하나하나 세심하게 안전한 서비스를 진행할 수 있는 경험이 중요합니다. 그리고 공장이전까지 포함된 제조업의 경우에는 자재, 생산기기, 생산물품 등 옮겨야 할 이삿짐이 많기 때문에 세밀한 일처리 능력과 정밀한 장비 및 이사 인력의 엔지니어적 경험이 높아야 합니다.

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그만큼 기업이사를 담당하는 고객사의 부서와 담당자는 책임감을 가지고 세심한 주의와 치밀한 일처리가 요구된다고 보아야 합니다.

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기업이사는 어느 기업이나 기업이사 전문기업에 맡길 수밖에 없는 서비스이므로 업체 선정이 핵심 성공요인입니다. 일반적인 사무실 이사의 경우에는 가격과 평판 정도를 체크하면 되겠지만, 위에서 언급한 업종 및 이삿짐의 특성이 강한 기업이사의 경우에는 관련 전문성과 업력이 높은 전문기업을 선정하는 것이 바람직할 것입니다.

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기업이사의 본질적인 핵심은 이사를 한 후에도 업무의 공백이나 차질이 없이 즉시 업무가 가능하게 되어야 한다는 것입니다. 특히, 전문성 높은 이사업체의 서비스를 받아야 하는 기업은 약간의 견적 차이보다는 안전과 관련 업종 전문성을 더 검토해야 합니다.

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기업이사의 필요성(목적)과 이사의 범위 그리고 소요되는 예산 금액이 얼마인지를 내부적으로 명확하게 결정한 후에 기업이사 전문기업의 견적을 받아 보면서 진행해야 합니다.

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최근의 기업이사는 주로 포장이사를 말하며, 포장재 및 장비의 발전으로 인하여 전반적인 안전 및 서비스의 질은 높아짐으로써 고객사 임직원의 노력과 시간은 덜 소비되는 방향으로 서비스가 발전하고 있습니다. 다만, 인건비 및 안전 보증 등의 문제로 이사비용은 전체적으로 늘어나고 있는 추세입니다.

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1-2 기업이사 전문기업의 서비스 내역

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견적 단계에서는 실측을 통한 정확한 견적을 위하여 고객사를 방문하여 견적 산출뿐만 아니라 주요 서류, 전산장비, 주요 시설 및 임원실 이전 등의 기업 이사에 대하여 주요한 사항을 조언하고 적합한 서비스를 소개해 줍니다.

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계약 단계에서는 이사 일정과 관련된 핵심 사안에 대하여 논의를 하고 입주 후에 최단 시간에 정상 업무가 가능하도록 지원되는 사항에 대하여 협의를 합니다.

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기업이사 전문기업이 제공하는 서비스 내역은 아래와 같습니다.

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① 이전계획수립

● 업체를 방문하여 이사물량을 체크하여 스케줄을 설계

● 각 부서별 이전 순서와 예상 소요시간을 산출하여 이전 계획을 설계

● 출발지와 도착지의 작업환경을 체크, 특수장비 및 고가 품목 등 포장작업 시 주의사항과 각 부서별 직원 배치 및 직원

● 각자의 행동요령을 협의

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② 포장자재 사전 대여

● 업체와 협의하에 필요한 포장자재를 이전 1~7일 전에 제공

● 제공 가능한 자재로는 포장박스 대바구니, 에어캡, 담요, 스티로폼, 밴딩 끈, 물품 표. 테이프 등이 있음

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③ 출발지 보강작업 및 포장

● 출발지 빌딩 바닥, 엘리베이터 등에 흠집과 파손 방지를 위한 보강작업 실시

● 서류 벤딩 작업 및 집기, 비품, 컴퓨터 장비 등 분해 및 안전포장

● 파손 우려가 있는 물품은 에어캡, 골판지로 2중 포장

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④ 반출 및 운반

● 반출 순서는 도착지의 층수별로 우선순위를 정하고, 층수에서 부서별로 물품 반출 순서를 정함

● 주요 물품이나 먼저 운반을 원하는 물품은 사전에 요청받아 진행

● 업체의 이사물량과 주요 장비의 특성에 맞는 차량과 장비로 안전하게 운송

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⑤ 도착지 보강작업, 반입 및 정리 정돈

● 사전에 건물관리 책임자와 합의하에 흠집, 파손 예방을 위한 보강작업

● 업체와 협의한 배치도에 맞춰 집기 및 비품 등을 배치

● 각 부서별 물품을 해당 부서 위치까지 운반하면 업체 담당 부서 직원들이 본인 물건 및 담당 서류를 정리

● 불필요한 물품은 따로 빼놓거나 창고에 보관하거나 폐기 처분

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1-3 기업이사 진행 프로세스

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1 Step 준비단계

고객사 내부에서 기업이사의 필요성과 이전의 효과 그리고 일정과 예산 등에 대하여 최고 경영진의 의사결정을 받고 기업이사 전문기업 선정의 기준을 설정하는 등의 기본 준비 단계

2 Step 업체 선정 및 계약

준비단계에서 결정된 내용과 기업이사가 무탈하게 원만히 진행될 수 있도록 기업이사 전문기업을 선정하고 계약조건을 협상하여 결정한 후에 계약을 체결하는 실행단계

3 Step 공사 및 사후관리

계약을 마친 후에 실제 기업이사를 준비하고 이사 당일에 기업이사를 완료하고 마무리까지 확보하는 단계

1-4 고객사 및 기업이사 전문기업의 이해관계자별 역할

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- 고객사 담당 부서 및 책임담당자

① 기업이사 전문기업 책임자 및 투입인력 팀장과의 컨택포인트

② 퇴거할 건물주 및 입주할 건물주 그리고 관리소장/경비 등과의 소통자

③ 배치도 등 이사 필수 준비사항에 대한 결정사항을 이사업체와의 공유로 일정 조율

④ 이사 중 발생하는 이사업체 직원 및 고객사 임직원의 세부적인 문의사항에 대한 대응과 의사결정 지원

⑤ 분실 및 파손 등의 손해가 없는지 확인

⑥ 계약 대금 지급 (예산집행)

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- 기업이사 전문기업 책임자

① 고객사 담당자와 소통하며 이사 투입 인력, 장비 등에 대한 계획 준비

② 투입인력에 대한 고객사의 특징과 금번 이사의 특별 주의사항 등 교육 실시

③ 고객사 컴플레인에 대한 접수 및 지원 결정

④ 파손, 분실에 대한 확인

⑤ 계약 대금 지급 요청 세금계산서 발행 및 입금 확인 (1~2일 후 진행)

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- 기업이사 전문기업 현장팀장

① 투입인력 및 장비에 대한 세부 교육과 지휘 통솔

② 현장에서 발생하는 문제에 대한 1차적 해결

③ 고객사 담당자 및 이사업체 책임자와의 특별 이슈 협의

④ 즉시 해결 가능한 AS 건에 대한 지원 결정

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- 퇴거 및 입주 건물주/관리소장/경비

① 퇴거 및 입주 이사에 대한 사전 입주민 공지

② 승강기 및 사다리차 그리고 이사차량의 주차 등에 대한 안내와 통제

③ 승강기 및 기타 시설 등에 대한 원상 복구 확인

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1-5 기업이사 전문기업 선정 고려 사항

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1. 기본 확인 사항

① 업체의 면허등록 여부 : 화물자동차 운송주선사업 허가증 필수

② 적재물 책임보험 가입 여부 : 피해 발생 시 A/S 및 보상

③ 본사 직영점과 대리점 확인 : 책임 소재 명확화에 필요

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2. 기본적인 판단요소로는, 고객사를 방문하여 현장실사를 얼마나 꼼꼼하게 하고 견적을 내는지를 보아야 합니다. 그것이 이사업체의 품질과 직결되는 경우가 많고 또한 이사 당일 추가 비용 발생 이슈도 없게 됩니다.

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3. 여러 전문 기업의 견적을 받아 보는 것은 필수적입니다. 다만, 고객사의 이사 특성에 따라 견적금액 이외의 요소도 반드시 감안하여야 합니다. IT기업, 병원, 제조공장 등.

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4. 기업이사는 이사 즉시 업무가 정상적으로 가능한 것이 최고의 품질입니다. 고객사 규모가 크거나 특수성이 강한 경우에는 반드시 기업이사 전문기업의 연혁과 주요 레퍼런스를 점검하여 경험과 노하우가 충분한 업체를 선정하여야 합니다.

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5. 특별히 중요한 서류가 많으면서 안전하게 오랜 기간 보존하여야 하는 경우에는 문서보안 보존 서비스가 가능한 전문기업 또는 별도의 관련 서비스 전문기업을 알아보아야 합니다.

1-6 기업이사 관련 발생되는 상황에 대한 대처 Tip

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- 이사비용 견적을 줄이는 방법

기업이사 견적을 요청할 때부터 버릴 것과 가지고 갈 것의 구분이 1차적으로 정해진 다음에 하는 것이 좋습니다. 특히 버릴 것을 최대한 많이 하는 것이 좋고, 경우에 따라서는 이사 비용이 많이 발생하는 부피가 큰 기존 사무집기를 버리고 새것으로 구입하는 것이 더 저렴할 수 있습니다. 또한 이삿짐을 본격적으로 정리하는 기간에는 필요 없는 짐과 서류를 미리 정리하여 표시를 해 두도록 사내 공지하고 직접 확인해야 합니다. 그래야 이사 작업에 혼선이 줄어들고 불필요한 짐을 새로운 사무실로 가지고 가지 않게 됩니다.

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- 이사 준비에 고려할 사항

개인 또는 공용의 귀중품은 별도의 담당자를 지정하여 개인 보관하여 이전하도록 합니다. 그리고 임원실, 휴게실, 식당 등의 냉장고 속 비우기도 미리 해 놓아야 합니다. 만약 원거리 이동으로 이사를 하게 되면 음식물을 별도 냉동 및 냉장 보관하여 이사할 수 있도록 사전에 협의를 해 두어야 합니다.

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- 이사업체 당일 관리

이사 1~2일 전에 이사업체 책임자와 통화를 해서 장비와 인력이 도착하는 시간을 다시 한번 확인해야 합니다. 그리고 당일에 장비나 인력이 늦게 도착하거나 오지 않으면 이사업체의 책임자와 현장팀장에게 즉시 전화를 해서 상황을 파악하고 신속한 조치를 받아야 합니다.

만약 장비와 인력의 늦은 투입으로 정상적인 계획 시간보다 많이 늦게 이사 작업이 완료되면 고객사의 참여 인력이나 대기 인력에 대한 클레임을 걸어서 이사 비용에서 차감하는 것도 필요합니다.

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- 신속 정확한 이사를 위한 고객사 지원

입주할 사무실에는 임직원 좌석 및 서류와 물품의 배치도가 미리 곳곳에 비치되어 있어, 일하시는 분들이 위치를 빨리 찾도록 해야 하고 공간이 클 경우에는 층 또는 구역마다 안내 직원을 배치하여 반입되는 짐들이 빠르게 제자리로 갈 수 있도록 지원하는 것이 좋습니다.

사무실 이전 중에 축하 화환과 화분이 도착하면 반입되는 회사 짐들과 섞이지 않도록 밖의 한곳에 모아 두거나 아니면 내부의 한적한 강당이나 교육장 등에 모아 두도록 합니다.

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- 이사가 완료된 후 챙길 것

이사가 완료된 후에 파손, 분실을 파악하면서 소화기, 비상탈출 기구 등의 법적 구비 장비에 대해서도 정해진 위치에 놓이도록 챙겨야 합니다..

입주 전에 인테리어 공사를 하면서 모아둔 인테리어 원상복구 필요 도어, 전등, 도어록, 열쇠 등은 창고 등 하나의 장소를 지정하여 모아두고 A4 용지에 어떤 물품인지 와 반출 허락을 누구한테 받아야 할지를 적어 두어야 합니다.

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1-7. 기업이사 일정 관련 고려 사항

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- 이사 날짜를 기준으로 60일 이전에 진행하면 일정에 큰 차질이 없을 것입니다. 보통의 진행 과정별 일정은 아래와 같으니 고객사의 특성을 감안하여 진행하시면 되겠습니다.

① D-60 (내부 결정) : 이사 관련한 내부 의견수렴 및 최종의사결정(내부품의)

② D-45 (내부 결정) : 업체 선정 및 세부 사항 조율 확정

③ D-30 (관할 신고) : 등기소 및 세무서 등 관할 관공서에 서류 문의 및 제출

④ D-20 (이전 변경) : 우체국 주소 및 전화번호 및 거래처/고객 등에 이전 안내 공지

⑤ D-07 (배치 확정) : 레이아웃 배치도 (좌석 및 비품, 서류 등 배치 구역 지정 전체 배치도)

⑥ D-03 (공동구역) : 공동사용 비품, 서류 등에 물품표 부착 (페기 비품 및 서류 구분 포함)

⑦ D-01 (개인 정리) : 개인 사무용품 및 부서 서류 물품 정리 (부서명, 이름, 층수 등 기재)

⑧ D-day (이사 당일) : 비품 및 개인 물품 분실물 체크

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2. 기업이사 공사 시세 정보

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일반적인 사무실 이사는 통상적으로 5톤 차량 기준으로 약 70만 원대로 잡고 모든 비용을 계산하면 맞습니다. 물론 세부적인 짐들의 양과 이동거리 및 이사 작업환경에 따라 차이가 많습니다. 그리고 이사 날짜가 주 중보다는 주말이나 손 없는 날에 가격이 더 올라갑니다.

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다만, 특수성이 있는 특수 이사 등의 경우에는 특성에 따라 별도 견적 및 협의를 하여야 합니다. 통상적으로 무진동 차량을 이용하는 의료장비나 미술품 등이 고가 특수 이사는 일반이사에 비해 2배 이상의 비용을 생각하셔야 합니다.

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통상적으로 3개 기업이사 전문기업의 견적을 받아서 최저가 기업의 가격을 기준으로 부족한 것을 채우는 방식으로 네고(협상)를 해서 정하면 큰 무리는 없을 것입니다.

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일단 고객사가 원하는 기업이사 범위와 수준을 정한 다음에 3개 기업의 견적을 받아서 1차적으로 판단해 보고, 그중에 2개 기업 정도에 실측 기회를 제공한 후에 2차 견적을 요청하여 현실적인 견적을 받아보고 우선 협상 기업을 선정할 수 있을 것입니다.

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최근의 기업이사 비용은 서비스 및 보증의 수준이 높아지고 인건비가 증가하면서 전반적으로 가격이 올라가고 있습니다.

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3. 기업이사 관련 자주 묻는 질문

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Q1 이사 작업하시는 분들께 식사와 음료를 제공해야 되나요?

아닙니다. 이미 그러한 비용은 견적서에 대부분 포함되어 있습니다. 다만, 함께 일하면서 직원들이 마시려고 음료를 구입하게 되면 그분들 것까지 함께 구매해서 마시는 것이 좋을 것 같습니다.

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Q2 파손되거나 분실된 물품이 있으면 어떻게 하나요?

임직원의 신고를 받아서 접수한 후에 이사업체 책임자 및 현장팀장에게 확인시킨 후에 작업을 종료해야 합니다. 책임자는 원인을 파악하고 최종적인 책임에 대해서는 스스로 또는 본사와 협의하여 고객사 담당자분과 보상을 논의하게 됩니다.

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Q3 새 사무실의 인테리어가 망가졌으면 어떻게 조치하나요?

이사업체 책임자 및 현장팀장에게 확인시킨 후에 인테리어 시공업체에 보수와 관련한 견적을 요청하고 그 비용을 이사업체가 부담하도록 하면 됩니다..

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4. 기업이사 용어 설명

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1. 적재물 배상 책임보험

적재물 배상 책임보험 또는 공제란 일정한 요건에 해당하는 화물자동차 운송 사업자가 화물의 멸실·훼손 또는 인도 지연에 따른 손해배상책임을 이행하기 위해서 각 화물자동차별로 의무적으로 가입해야 하는 보험 또는 공제를 말합니다. 즉, 기업이사 전문기업의 이사 화물차가 이 보험에 가입되어 있어야 문제 발생 시에 보험에 의해 편리하게 보상받을 수 있습니다.

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2. 특수이사

특별한 기술이나 장비가 필요한 이사를 말합니다. 주로 민감한 기기나 장비 또는 미술품 등을 이전할 때 적용되는 것으로 대표적인 것이 무진동 차량을 이용한 이사가 있습니다. 기업의 업종 특성과 이삿짐의 중요성과 민감성 등을 감안하여 특수 이사를 결정하시면 되겠습니다. 아주 특이한 이사가 아니면 어느 정도 이름있는 규모의 기업이사 전문 기업에서도 취급합니다만, 무진동 차량을 이용할 정도라면 장비를 갖춘 대형 전문기업에 별도로 견적을 받아 보셔야 합니다.