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3. 1. 인테리어(사무실) 업체 맡기기 전 필수 지식

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1-1 인테리어(사무실)란?

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인테리어(사무실)는 기업의 사업목적이나 일하는 방식에 맞게 사무실 내외부의 건축환경을 새롭게 만드는 것을 칭합니다. 업종 및 업무 특성에 맞는 쾌적한 실내 환경을 만들어 내기 위해서 공간을 설계하고 실내 마감재, 가구, 조명기구, 커튼 등을 선택하여 배치하는 작업을 하게 됩니다. 업무공간의 근무환경은 근로자의 육체적 및 심리적인 측면에 영향을 크게 미침으로써 생산성과 기업의 창의적 미래 먹거리 사업개발 등에 큰 영향을 줄 수 있기 때문에 최근에 중요성이 더욱 부각되고 있습니다.

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사무실 인테리어의 기본적인 접근 방식은 업의 특성과 기업문화에 맞는 인테리어를 하는 것입니다만, 시대마다 산업을 선도하는 핵심업종의 특성과 생산성에 영향을 주는 각종 사회문화적 연구결과 등에 따라 유행하는 방식이 달라지게 됩니다.

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요즘의 사무공간 인테리어 트랜드는 임직원의 창의성 발휘와 자율성 그리고 일과 휴식 공간의 분리 등이라 볼 수 있고, 특히 IT기업 등 임직원의 창의성과 혁신적 문제해결능력이 절대적으로 필요한 기업들은 창의적인 인재들이 아이디어를 개발하기 적절한 일하기 좋은 사무환경을 제공하기 위해서 인테리어를 창의적으로 디자인하고 있습니다.

트랜드를 반영할 것인가 아니면 전통적인 방식의 인테리어를 고수할 것인가는 각 업종별 특성 그리고 기업문화에 따른 장단점에 의해 기업마다 판단이 달라질 수 있습니다.

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● 트렌드 스타일 인테리어 장단점

트렌드에 따라 인테리어를 하면, 회사가 새로운 분위기에서 변화를 도입하기 수월해지며 임직원도 심기일전하는 기회를 마련할 수 있습니다. 반면에, 유행이 지난 몇 년 후에는 인테리어가 식상해지고 다른 기업의 새로운 유행 인테리어에 눈높이가 맞춰져 오히려 불만족 근무환경 요인이될 수도 있습니다.

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● 클래식(전통) 스타일 인테리어장단점

기업의 안정감을 임직원이 공유할 수 있고 익숙한 근무환경에 일하는 방식도 비슷할 것이므로 업무의 연속성이 유지되며 식상해지는기간이 길어서 추가적인 인테리어 필요시점이 늦춰지게 될 것입니다. 반면에 회사가 변화가 없거나 새로운시대에 맞추려는 노력이 없다는 은연 중의 메시지가 임직원에게 전달될 위험도 있습니다.

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업종별 고려할 사항이 조금씩 차이가 있는데 대략적인 업종 특성은 아래와 같습니다.

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● IT 기업

창의성이 중요하기 때문에 창의성을 최대한 발휘할 수 있도록 자유롭게 언제 어디서든 일할 수 있도록 개방적이고 유연한구조와 가구를 배치하는 것이 좋습니다. 요즘은 고정좌석을 두지 않고 일할 공간을 수시로 선택하는 이동좌석인테리어도 많이 도입되고 있습니다.

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● 금융기업 및 전문법인(법률, 법무, 회계, 세무, 컨설팅등)

신뢰감을 주는 것이 중요하므로 업무공간은 기능적으로 개인의 영역에 대한 독립성을 확보하는 동시에 전체적으로 통일된 분위기를형성하고 공용공간은 접근이 용이하도록 항상 개방되어 있는 위치에 계획하여 다목적 활용이 가능하도록 구성합니다.

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● 투자회사

별도의 보안장치를 도입하여 보안에 신경 써야 하고 사무실 공간은 각 기능에 따라 분리하는 것이 좋습니다. 먼저, 카페테리아, 미팅룸, 1인 집중 포커스룸 등으로 설계하고 그 다음에 업무공간과 휴식공간을 마련하고 마지막에 보안장치를 설계하면 되겠습니다.

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● 디자인회사

회사를 찾는 고객이 디자인 관련 업무일 가능성이 높으므로 디자인에 특히 신경을 써야 합니다. 샘플 공간을 만들어 조명, 블라인드, 벽지, 전체적 컬러 조화 등을 고객들이 직접 볼 수 있도록 하는것이 좋습니다.

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사무실 인테리어는 어느 기업이나 인테리어 전문기업에 맡길 수 밖에 없으므로 업체 선정이 핵심 성공요인이지만 실제로 인테리어 전문기업의 견적 적절성을 분석 및 협상하고 공사과정을 통제하면서 하자보수까지 깔끔하게 마무리 할 수 있는 담당자를 내부에서 찾기는 어려우므로 믿고 맡길 수 있는 업체 신뢰성이 견적 가격보다 중요할 수 있습니다.

인테리어의 목적과 얻고자 하는 효과 그리고 투자할 수 있는 예산금액이 얼마인지를 내부적으로 명확하게 결정한 후에 인테리어 전문기업의 견적을 받아 보아야 합니다.

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자가 빌딩이 아닌 임대의 경우에는 퇴거 시에 원상복구 의무가 있으므로 원상복구 비용이 적게 발생하는 방식으로의 인테리어도 처음부터 고려할 필요도 있습니다.

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고객사는 아래와 같은 이유로 인테리어(사무실) 전문기업을 이용합니다.

1) 회사(사무실/공장)를 이전할때

2) 회사의 확장 또는 축소 등으로추가 공사가 필요할 때

3) 기존 사무실의 구조와 인테리어를바꿀 때

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1-2 인테리어(사무실) 전문기업의 서비스 내역

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인테리어 전문기업이 제공하는 서비스 내역은 아래와 같습니다.

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1) 고객사 상담을 통한 인테리어컨셉 정의

2) 고객사의 인테리어 목적, 예산 및 요구사항에 맞는 기본설계

3) 2~4개의 다양한 추가 설계안 및 피드백을 반영한 최종설계 (가구 포함)

<필요시에 3D 시뮬레이션을 이용한 입체적인 설계안 검토서비스 제공>

4) 인테리어 시공 (소방, 전기, 장애인시설등 관련법령 준수 포함)

5) 하자보수 (통상 1년 적용, 하자보수보증보험증권발행)

필요한 경우에는 회사의 로고 디자인, 간판,대봉투 및 소봉투 그리고 명함 등의 디자인 이미지 개발 서비스 제공도 협의할 수 있을 것입니다.

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1-3 인테리어(사무실) 진행프로세스

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1 Step 준비단계

고객사내부에서 인테리어(사무실) 실시의 목적과 기대효과를 분석하여최종 의사결정을 받고 예산을 확인하여 전문기업 선정의 기준을 설정하는 등의 구매를 위한 기본 준비 단계

2 Step 업체선정및 계약

준비단계에서결정된 내용과 인테리어 목적을 달성할 수 있도록 인테리어(사무실) 전문기업을선정하고 계약조건을 협상하

여 결정한 후에 계약을 체결하는 실행단계

3 Step 공사 및 사후관리

계약을마친 후에 실제 인테리어 공사를 모니터링 하면서 목적 및 기간에 맞춰 인테리어를 완료하고 하자보수까지 확보하는 단계

1-4 고객사 및 인테리어 전문기업의 이해관계자별 역할

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고객사 담당자

1) 인테리어 전문기업 공사책임자와의 컨택포인트

2) 시공 중 발생하는 세부적인공사책임자의 결정 요구사항에 대한 의사결정

3) 공사진척(공정률) 상황의 수시 모니터링으로 사무실 사용예정일에 차질 없도록관리

4) 공사책임자와 건물주의 협의필요 시에 미팅 주선 및 중재 또는 의사결정자

5) 인테리어 전문기업에 턴키(전체)로 공사를 모두 맡기지 않고 시큐리티, 소방, 전기, 인터넷등 6) 별도 부문별 공사 진행 시에는 각 공사담당자간 조정자 역할 수행 필요

7) 계약 대금지급 및 확인 (필요 시에는 하도급 및 인부 임금 지급도 확인 필요)

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인테리어 전문기업 공사책임자

1) 공사내용, 화재/도난 등 안전 및 기간(준공)에 대한 전반적인 시공 책임

2) 설계변경 필요 시에 즉시고객사 담당자와 협의하여 결정

3) 민원에 대한 1차적인 책임자로서 예방을 우선시하되, 발생 시에 우선적인 대응 (필요 시, 고객사 담당자 및 건물주와 협의)

4) 공사대금 청구(세금계산서 발행) 및 집행 (구입, 하도급, 인부 등에 대한 자금집행)

5) 하자보수 접수 및 즉시 수선지원

6) 계약 대금지급 및 확인 (필요 시에는 하도급 및 인부 임금 지급도 확인 필요)

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건물주

1) 건물 전체적인 경비 및 관리의책임

2) 건물 인프라(전기, 수도, 가스, 방수, 창호, 비상구, 대피시설, 승강기 등) 제공및 관리 책임

3) 건물 입주자 및 주변 민원발생 시에 고객사 및 인테리어 전문기업 요청사항에 대한 해결 지원

4) 공사 중 필요한 건물 변형에대한 의사결정 (예: 냉난방기 설치 및 파이프 통로를 위한벽체 구멍 공사 등)

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1-5 인테리어(사무실) 전문기업 선정고려사항

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1) 견적금액이 중요하긴 하지만, 싼 금액에 따른 부작용도 많으므로 기업의 신뢰성, 신용도 등을 꼼꼼히따져서 업체를 선정하여야 합니다. 낮은 품질의 자재를 사용할 수도 있고 또는 중간에 이런 저런 핑계를만들어 추가적인 금액을 요구하는 경우도 있기 때문입니다.

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2) 계약은 반드시 견적을 제출한전문기업과 하여야 합니다. 간혹 견적을 낸 업체와 계약업체가 다른 경우가 있습니다.이는 중간에 소개료만 받고 계약을 넘기는 브로커일 수도 있으니 조심해야 될 대상입니다.

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3) 총 공사대금의 10% 정도를 1년간으로 하여 하자보수보증보험증권을 발행하여 제출 받아야합니다. 업체가 영세하거나 신용도가 없을 경우에는 제출하지 못하거나 타사의 이름을 빌려서 제출하는 경우도있으니 이는 허용하지 않는 것이 좋습니다.

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4) 우선협상 전문기업이 정해지면, 담당자를 비롯해서 믿을 만한 기업인지 철저하게 확인해야 합니다. 계약의마지막 단계까지 진행되었다 하더라도 믿음을 상실하는 일이 생기면 바로 계약진행을 중단하고 업체를 과감하게 교체할 수 있어야 합니다.

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5) 위와 같은 문제 발생을 방지하기위하여 요즘에는 프랜차이즈 인테리어 전문기업을 활용하는 사례도 있습니다. 이런 경우에는 아무래도 견적가는조금 높게 나오더라도 신뢰도는 어느 정도 보장받을 수 있습니다.

1-6 인테리어(사무실) 공사하면서 발생되는 상황에 대한 대처 Tip

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고객사에서 인테리어 전문기업과 별개로 인테리어 관련 공사(전기, 소방, 인터넷, 시큐리티, 냉난방기 등)를따로 발주하였을 경우, 고객사 담당자는 인테리어 전문기업의 공사책임자와 각 공사업체를 유기적으로 연결시켜주어야 합니다. 그래야 각 공사간 순서가 정리되어 혼란이 줄고 각 부문별 인테리어의 품질과 기간준수가 수월하게 됩니다

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냉난방기 설치 및 파이프라인 통로 구멍 등으로 건물에 변형이 필요한 경우에는건물주와 미팅을 통하여 불가피성을 설명하고 미리 합의를 받아야 합니다.

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어떤 이유로 인테리어 중간에 회사 내부의 요청사항 추가 또는 변경이 있을 경우, 간단한 사항은 공사책임자를 통하여 양해를 구하되 만약 별도의 비용지출이 필요하게 되면 별도의 견적을 받아서설계 변경하는 방식으로 계약금액을 상향시키면 되겠습니다.

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인테리어 공사 시작 전에 인테리어 필요상 철거되는 도어, 전등, 도어락, 열쇠등 원상복구와 관련된 기자재들은 품목과 수량을 체크하여 별도 보관하도록 공사책임자와 협의를 해야 합니다 (준공후에도 고객사에서 잘 보관하였다가 원상복구 시에 사용해야 합니다)

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더불어 소화기, 비상탈출기구 등의법적 구비 장비에 대해서도 품목과 수량을 파악하여 공사기간 동안 별도 보관하였다가 공사완료 후에 제 위치에 놓일 수 있도록 챙겨야 합니다.

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1-7 인테리어(사무실) 일정 관련 고려사항

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공사 시작일을 기준으로 45일이전에 진행하면 일정에 큰 차질이 없을 것입니다. 보통의 진행 과정별 일정은 아래와 같으니 공사기간및 사용 입주일을 감안하여 진행하시면 되겠습니다.

D-45 (내부결정) : 인테리어(사무실) 구매 필요성 확인 및 내부 의사결정(내부품의)

D-30 (업체선정) : 비교견적 요청, 접수 및 우선협상 기업 선정

D-20 (설계확정) : 인테리어 제안서세부 협의 및 디자인/금액조건 확정

D-10 (계약날인) : 계약 내용 검토및 협상 후 계약서 작성 체결

D-07 (실무미팅) : 실무자(각 부문별 공사책임자, 고객사 담당자, 건물주) 세부적인 절차와 방식에 대한 합의 및 인테리어 전문기업의공사 준비기간

D-day : 공사시작일

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2. 인테리어(사무실)공사 시세 정보

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인테리어 견적은 산출하는 인테리어 업체마다 담당자마다 공사방식과 사용자재 그리고 공사기간 및 인부 수준이 모두 다르므로 견적금액 또한모두 다르게 나옵니다. 그래서 시세라고 할 정보가 없으며 더구나 가장 많이 차지하는 인건비도 변화가많아서 정확한 시세를 판단하기 어렵습니다.

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다만, 시세를 파악해 볼 수 있는 방법은 현재 사무실 인테리어 사업을 하는 전문업체 3곳 정도의 견적을 받아서 평균가 정도를 대략적인 시세로 판단해 볼 수는 있겠습니다.

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일단 고객사가 원하는 인테리어 범위와 수준을 정한 다음에 3개 기업의 견적을 받아서 1차적으로 판단해 보고, 1차 견적업체에 실측 기회를 제공한 후에 2차 견적을 요청하여 설계와 디자인 컨셉 그리고 사용하는 자재 등을 감안하여 우선협상 기업을 선정하는 것이 좋을것 같습니다.

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3. 인테리어(사무실)관련 자주 묻는 질문

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Q1 인테리어 업체에서 공사 중간에 추가금액을 자꾸 요청하는데 들어주어야 하나요?

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설계변경이 되지 않으면 추가 금액은 지불할 이유가 없습니다. 원래의 계약과 도면대로 진행되는 범위 이외의 추가공사인지

정확하게 파악하고 대처해야 합니다. 만약 불명확한 이유로 추가금액을 요구한다면 거절하시고, 이유가 명확하고사전에 협의된 설계도면 이외의 공사라면 별도 견적서를 받아서 승인해주어 계약금액에 포함될 수 있도록 하시면 됩니다.

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Q2 공사기간이 길어져 기업 이사날짜를 못 맞추면 어떻게 해야 하나요?

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고객사 담당자의 가장 큰 책임중의 하나가 공사기간에 대한 확보입니다. 중간에 공정률대로 진행되고 있는지 수시로 방문 체

크해야 되고 진척률이 낮을 경우에는 중도금 등 공사대금의 지급을무기로 공사일정을 준수하도록 공사책임자와 협의하셔야 합니다. 기존 건물에서 퇴거하는 날짜가 정해져 있고입주건물에 입주날짜도 정해져 있을 것이므로 이것을 못 맞추게 되면 자칫 많은 문제가 발생할 수 있으니 중간 관리를 잘 하셔야 합니다. 그럼에도 불구하고 일정 변경이 불가피할 경우에는 신속하게 내부보고 및 의사결정을 받아서 퇴거 및 입주 건물주와협의를 해야 합니다. 그럼으로 인하여 발생되는 고객사의 손실이 있다면 인테리어 전문기업과 그 책임과보상에 대하여 별도 합의를 하셔야 합니다.

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Q3 공사 중간에 소방안전 관련법, 장애인 관련법 등의 변경이 생기면 어떻게 하나요?

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점차소방, 안전 및 장애인시설 등과 관련된 법안은 강화될 것이고, 이를위반하고 인테리어를 준공하면 나중에 문제가 더 발생될 수 있으니, 공사책임자를 통하여 관할 관공서와긴밀히 협의하여야 합니다. 자체 사옥이거나 오랜 기간 사용할 인테리어라면 처음부터 법률에 맞게 설계변경을하는 것이 바람직하지만, 임대 건물에 인테리어를 하는 것이라면 공사책임자에게 설계사무소와 협의하여 법위반에 해당되지 않는 선에서 대안을 모색해 줄 것을 강력하게 요구하여야 합니다.

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4. 인테리어(사무실)용어 설명

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1. 설계도면

인테리어 전문기업과 계약을 하는 과정에서 실제 인테리어를 어떻게 할 것이라는 구조와 공사내용이확정됩니다. 그것이 도면에 그려진 것이 설계 도면입니다. 고객사의담당자는 기본적인 설계도면 보는 방법을 간단하게라도 배워서 실제 인테리어 공사가 약속한 대로 제대로 이행되고 있는지 판단하는 기준으로 활용해야합니다 추가공사 발생하면 그것까지 설계도면에 반영하여 최근 버전을 공유하고 있어야 하며, 특히 최종의준공 설계도면은 반드시 가지고 있어야 합니다. 사용 중에 부분 인테리어 공사 또는 전기, 소방, 통신 등의 배선배관공사 시에 유용하게 사용될 수 있습니다.

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2. 공정률

인테리어 공사기간은 고객사 전체적인 일정에 매우 중요할 것입니다. 이해관계가 여럿 있기 때문이고 공장의 이전까지 포함될 경우에는 생산차질 등으로 인한 영업손실도 크게 발생할수 있기 때문입니다. 따라서 인테리어 공사의 진척이 제대로 되고 있는지 점검하는 것은 매우 중요합니다. 이처럼 공사진척을 백분율로 표시한 것을 공정률이라고 하고 중간 대금지급의 기준으로 사용되므로 공사책임자와 공정률을정기적 또는 수시로 체크할 필요가 있습니다.