1. 구축과 임대 중 어떤 것이 좋을까요?

일반적으로 대기업 및 100인 이상 기업이 그룹웨어를 구축할 수 있는 규모로 보고 있습니다. 하지만, 근래에는 대기업에서도 업무 특성을 고려하여 클라우드 기반의 그룹웨어를 도입하고 있습니다. 대규모 기업의 경우 비용상의 이점도 고려하지만 무엇보다 장소와 PC를 불문하고 언제든지 접근이 가능한 웹 브라우저를 통한 업무처리가 가장 큰 메리트입니다. 사내 정보보안 등 문제점들이 많지 않다면, 구축비용, 유지보수, 업무효율 및 생산성을 고려할 때, 클라우드 기반의 임대형을 추천합니다.

2. 구축형을 선택할 시, 초기 구축비용과 유지보수 비용은 어느 정도로 예상해야 하나요?

초기 구축비용은 개발사 별, 제품별 천차만별이지만, 통상적으로 100인 기준 초기구축(개발) 비용은 2~5억 정도이고, 유지보수 비용은 구축비의 10~15%를 예상하면 됩니다.

3. 그룹웨어 도입 시, 기대효과를 알고 싶습니다.

크게 4가지 정도의 효과를 기대할 수 있습니다.

첫째, 시간과 공간의 제약을 벗어난 업무환경을 제공한다는 점입니다. 이를 통해 국내외 출장 시 끊김 없는 업무, 재택근무, Paperless 근무환경을 제공할 수 있습니다.

두번째는 원활한 소통환경과 신속한 의사결정입니다. 메신저, 쪽지 등의 채팅을 통해 원활히 의사소통을 할 수 있고, 전자결재를 통해 신속한 의사결정을 이룰 수 있으며, 각종 게시판과 웹 폴더 공유로 자유롭게 정보를 공유할 수 있습니다.

세번째는 사내 정보화 수준을 향상시킵니다. 대외 연락을 이메일을 통해 주고 받으며, 사내 직책에 따른 보안등급 부여로 정보 접근에 차별을 둘 수 있고, 사내 여타 시스템과의 연동을 통해 정보의 활용도를 배가 시킬 수 있습니다.

마지막으로는 전반적인 업무개선 효과를 들 수 있습니다. 업무 상으로는 프로세스와 문서의 표준화를 통해 문서의 생성과 보존 및 관리를 효율적으로 수행할 수 있습니다. 또한, 이전 결재, 보고자료, 메일 등을 간단한 검색만으로 빠르게 열람이 가능하고 활용할 수 있습니다.

4. 우리 회사 업무에 적합한 임대형 그룹웨어를 어떻게 찾을 수 있나요?

국내에서 활동하고 있는 대표적인 그룹웨어 업체는 약 10개사 정도입니다. 각사 별로 구축 사이트에 대한 reference를 제공하고 있으며, 이곳과 가장 유사한 케이스를 비교하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 이 또한 여의치 않으시면, 당사 캐스팅엔에 문의하시면 가장 적합한 파트너를 선정하여 3개사 이상을 추천해 드리고 있습니다.

5. 우리 회사와 같이 특수한 업무를 수행하는 경우에도 그룹웨어가 지원 가능한가요?

모든 그룹웨어에서는 가장 기본적인 업무지원 기능을 제공합니다. 예를 들면, 이메일, 메신저, 게시판, 공유폴더, 전자결재, 정보보안, 일정, 문서관리 등입니다. 이외의 특수 기능도 커스터마이징을 통하여 추가가 가능합니다. 물론 이 경우, 추가적인 개발 비용을 부담하셔야 합니다.