기업이나 기관, 단체의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서 서로 협력하고 업무효율을 높이기 위해 사용하는 소프트웨어를 말합니다. 전자메일, 전자게시판, 전자결제, 업무관리 등 전체 업무 프로세스를 시스템화한 솔루션입니다.
크게 구축형과 임대형으로 구분되며, 정보보안 등 회사내부 자료 유출 등을 고려하여 대기업들은 자체 구축형을 선호하며, 중소기업들은 구축비용과 유지보수 등을 고려하여 임대형을 이용하고 있습니다.
임대형의 경우, 일반 임대형과 클라우드 기반 임대형이 있으며 클라우드 기반의 서비스는 웹 브라우저를 통해 언제 어디서든 업무를 수행할 수 있다는 것이 차이점입니다.
현재는 클라우드 기반의 임대형 서비스를 이용하고 있는 추세입니다. 클라우드 서비스는 이용료가 저렴하고 유지보수 비용을 크게 줄일 수 있다는 장점이 있습니다.
(1) 구축형(제품 커스터마이징 포함) 그룹웨어 개발업무 절차
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① 개발사(제품) 선정 및 사내 TFT 구성 |
-고객사 규모 및 내부 연관 시스템을 고려하여 그룹웨어 구축 경험과 전문인력을 보유한 개발사 혹은 그룹웨어 패키지 제품을 선정하여 전체 개발 (커스터마이징) 일정 및 규모를 산정합니다. -고객사는 내부 업무 프로세스를 잘 이해하고 전반적인 연관 시스템에 대한 이해도가 높은 인력들로 TFT를 구성합니다. |
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② 개발사와 사내 부처별 요구사항 및 문제점 파악 |
각 부처별 특수 사항을 감안하여, 요구사항 및 현 업무상의 문제점들을 명확히 파악합니다. |
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③ 유관 시스템 I/F 도출 |
사내 유관 시스템(ERP, PMS, QC 등)의 연계를 원활히 하여 업무 효율 및 생산성을 높일 수 있도록 그룹웨어 설계에 반영합니다. |
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④ 개발사 설계 및 개발 |
지속적인 기능 확인과 현장 업무 반영을 통해 설계에 대한 확인과 개발 산출물의 품질향상을 진행합니다. |
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⑤ 테스트 및 검수 |
-개별 기능 테스트 및 전체 시스템 통합 테스트를 진행합니다. -테스트를 통해 발견된 결함과 보완사항들을 반영하여 최종적인 검수를 진행합니다. |
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⑥ 시스템 오픈 |
내부적으로 시스템 사용자 교육을 진행하고, 시스템을 오픈합니다. |
(2) 임대형 그룹웨어 서비스 업무적용 절차
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① 고객사 업무 규모 및 필수 기능 파악 |
-고객사 내부 업무 규모 및 인력을 파악합니다. -업무 생산성 향상과 효율성을 고려하여 필요한 기능을 추출합니다. -그룹웨어에 적용할 예산을 산출합니다. |
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② 임대형 제품 선정 |
-사용자 및 필수 기능을 고려하여 적합한 제품을 선정합니다. -제품 사용료, 제공기능, 사용자 평판 등을 고려하여 선정합니다. |
(1) 내부 인프라 확인 후 그룹웨어 유형 선정하기
우선 고객사 내부적으로 유지보수 및 기능 개선을 지속적으로 진행할 인력 및 인프라가 갖춰져 있는지 파악합니다. 장비(서버, 스토리지, 네트워크 등)를 운용할 장소를 보유하고 있는 것도 중요한 판단 근거입니다.
상기 항목들을 확보하고 있거나 유지할 수 있고, 내부 정보 보안이 매우 중요하다면, 구축형(제품 커스터마이징) 그룹웨어를 도입하는 것이 좋습니다.
그렇지 않은 경우, 그룹웨어 임대를 통해 초기 구축비용, 유지보수 비용을 절감할 수 있는 임대형(클라우드 서비스 포함)을 도입하는 것이 경제적입니다.
(2) 보안성이 좋은 클라우드 기반 임대형
현재는 대부분 그룹웨어 서비스들이 솔루션 기반의 임대형에서 클라우드 기반의 임대형으로 전환되고 있습니다. 클라우드형은 보안성이 좋고, 내부에 시스템 운영 인력을 따로 두지 않아도 되는 장점이 있습니다.
중소기업 등 소규모 기업은 기술 동향과 유지보수의 편리함을 고려하여 임대형보다 클라우드형을 선정하는 것이 무난합니다.