흠잡을 데 없는 RFP 만드는 방법
(+무료 템플릿)

 Contents Summary

회사는 스스로 내부에서 모든 일을 진행할 수는 없습니다. 
외부로부터 제품을 구입하거나, 프로젝트를 함께 진행하기 위해서 외부 전문 업체에게 서비스를 의뢰할 수도 있죠. 

RFP*(Request For Proposal)는 이때 활용됩니다. RFP를 발행해서 다양한 공급업체로부터 제안을 수집하고 기술 및 예산에 가장 적합한 업체를 선택할 수 있죠. 이렇게 외부업체와 함께 업무를 진행할 때는 작업 범위 및 보상에 대한 잘못된 의사소통과 같은 문제가 언제든지 발생할 수 있죠.

좋은 RFP는 이런 문제의 발생 가능성을 제거하여 양측의 당사자가 무엇을, 언제, 얼마나 제공해야 하는지 합의하고, 이해하도록 만듭니다.

*RFP란?

흠잡을 데 없는 RFP 작성 방법

1. 프로젝트, 범위 및 예산을 정의합니다.
2. 배경 및 소개 정보를 제공합니다.
3. 찾고 있는 서비스를 설명하십시오.
4. 프로젝트의 성공에 대한 어려움이나 제한 사항을 설명하십시오.
5. 선택 기준을 자세히 설명합니다.
6. 프로젝트의 타임라인을 지정합니다.
7. 마지막으로 RFP를 수정하고 발행하세요.

1. 프로젝트, 범위 및 예산 정의

RFP를 발행하기 전에 완료하려는 프로젝트, 범위 및 지출할 수 있는 금액을 정의하는 데 집중하세요. 이 정보는 RFP의 프레임워크를 제공하고 너무 일반적인 것과 지나치게 상세한 것 사이의 균형을 맞추는 데에 중요한 역할을 합니다. 뿐만 아니라, 잠재적인 공급업체가 귀하의 우선순위를 이해하고 그에 따라 제안을 조정하는 데도 도움이 됩니다.

중요한 것은 이 단계에서 명확하고 간결한 설명을 제공하는 것입니다. 지나치게 기술적인 언어나 업계 전문 용어는 잠재적 공급업체에게 혼란을 줄 수 있으니 사용을 자제해야 해요. 이 미묘한 차이로 더 적합한 제안을 받는 데 큰 차이를 만들 수 있습니다. 
 

2. 배경 및 소개 정보 제공

예산과 범위가 준비되면 RFP 작성을 시작할 수 있어요. 세부 프로젝트 내용으로 바로 넘어가고 싶을 거예요. 하지만 회사에 대한 소개나 배경 데이터를 제공하는 것이 먼저입니다. 이를 통해 잠재적인 파트너에게 현재 시장과 비즈니스 목표, 그리고 프로젝트 과제에 대한 정보를 제공하여 이해를 높이는데 큰 도움이 됩니다.

• RFP에 배경 및 소개 정보를 추가하기 위한 3가지 팁을 확인해 보세요.
  
  

1. 1. 회사 개요 제공
      - 연혁, 사명, 비전 및 현재 시장 위치를 ​​포함하여 회사에 대한 높은 수준의 개요 제공
      : 이 정보는 공급업체가 비즈니스 목표에 대해 더 많이 이해하는 데 도움이 되며 프로젝트에 대한 컨텍스트를 제공합니다. 공급업체는 이 정보를 사용하여 조직의 가치와 목표에 맞게 제안을 조정할 수 있습니다.
      
      
   2. 현재의 과제 및 기대효과 강조
      - 현재 직면한 과제와, 이 과제의 기대효과를 명시합니다. 
      : 정보는 공급업체가 특정 요구 영역을 이해하고 새롭거나 더 나은 옵션을 제공하는 데 도움이 됩니다.
      
      
   3. 연락처 정보 제공
      - 담당자 이메일 주소, 전화번호 제공
      : 공급업체가 RFP에 대한 추가 질문을 제출하는 데 사용할 수 있는 연락처 정보를 꼭 제공해야 합니다.

3. 요청 내용에 대한 상세 설명

이제 목표를 달성하기 위해 찾고 있는 서비스에 대해 구체적으로 알아볼 때입니다. 예를 들어 웹사이트를 구축하는 경우 프런트엔드 및 백엔드 개발 경험이 모두 있는 회사를 찾을 수 있습니다. 모바일 앱을 만드는 경우 반응형 디자인 및 여러 모바일 플랫폼용 애플리케이션 구축에 대한 전문 지식과 같은 해당 영역의 특정 기술이 필요함을 강조하십시오.

RFP에서 찾고 있는 서비스를 설명할 때 다양한 접근 방식을 취할 수 있지만 공급업체가 쉽게 스캔할 수 있도록 중요 항목을 통합하거나 정보를 분할하는 것이 좋습니다. 다음은 두 가지 예입니다.

• 콘텐츠 마케팅 서비스를 위한 RFP
  - 우리 회사는 특히 우리 소비자 기반에 맞춘 고유한 콘텐츠 마케팅 전략을 개발할 대행사를 찾고 있습니다. 
  - 이 프로젝트의 목표는 현재 고객을 유지하면서 새로운 고객을 유치하고 참여시키는 것입니다. 
  
  
  • 희망 파트너 포트폴리오
    - 블로그 게시물, SNS, 인포그래픽, 동영상 등 다양한 포맷의 콘텐츠 제작 경험 보유
    - SEO 최적화, 키워드 리서치, 콘텐츠 유통 경험 보유
    - 데이터 및 분석을 활용하여 콘텐츠 성능 개선

• 비디오 제작 서비스를 위한 RFP
  - YouTube 채널용 비디오 시리즈 제작 경험이 있는 기업할 비디오 제작 회사를 찾고 있습니다. 
  - 우리의 목표는 브랜드 인지도를 높이고 웹 트래픽을 유도하며 YouTube 마케팅 ROI를 높이는 것입니다. 
  
  
  • 희망 파트너 포트폴리오
    - 실사, 애니메이션, 스크린캐스트, 화이트보드, 교육 영상 등 다양한 포맷의 고품질 영상 제작 경험 보유
    - 반응이 빠르고 협력적이며 투명한 커뮤니케이션 프로세스를 제공
    - 구상, 제작, 수정, 최종 납품에 이르는 명확한 프로세스 보유

4. 진행 시 예상되는 어려움, 제한 사항

입찰 과정에서 프로젝트의 성공에 대한 잠재적 장벽에 대해 투명하게 밝히는 것이 중요합니다. 그렇게 함으로써 잠재적인 파트너와 벤더에게 이러한 문제에 대한 솔루션을 제공할 기회를 제공할 수 있습니다.
그렇지 않으면 파트너 또는 공급업체가 프로젝트의 범위와 발생할 수 있는 잠재적인 어려움을 완전히 이해하지 못할 수 있습니다. 이러한 지식 부족은 일정 지연, 비용 증가 또는 궁극적으로 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다.

또한 성공에 대한 장벽을 억누르면 회사와 공급업체 팀 간의 신뢰가 결여될 수 있습니다. 이것은 잘못된 기대와 오해로 이어질 수 있습니다. 그러나 성공에 대한 잠재적인 장벽에 대해 투명하게 공개함으로써 올바른 공급업체를 찾고 프로젝트를 성공적으로 완료할 가능성을 높일 수 있습니다.

5. 선택 기준에 대한 상세 설명

다음은 공급업체에 대한 선택 기준입니다. 여기에서 대행업체를 선정하는데 고려하는 기술, 서비스 및 시장 전문성을 미리 강조할 수 있습니다. 선택 기준에 대한 명확한 설명은 프로젝트의 요구를 충족하지 않는 제안들을 줄이는 데 큰 도움이 됩니다. 이렇게 하면 프로젝트에 가장 적합한 공급업체를 선택할 때, 사전 조건 정보에 입각해서 보다 공정한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

그래서 초기에 선택 기준을 지정하면 투명성이 향상됩니다. 공급업체가 기준을 충족하지 않으면 제안서를 제출하지 않거나 요구 사항에 맞게 제안서를 최적화할 수 있죠. 이렇게 하면 양측의 모호성, 혼란 및 불만이 제거되고 불필요한 업무가 줄어듭니다. 또한 선정 기준에 따라 공급업체를 평가하면 주관적인 의견이 아닌 객관적인 판단에 따라 프로젝트가 낙찰됩니다.

RFP에서 지정할 수 있는 선택 기준을 확인해 보세요.

1.  경험
   - 공급업체는 RFP에 설명된 것과 유사한 프로젝트를 제공한 광범위한 경험이 있어야 합니다.
2.  자격
   - 공급업체는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 관련 기술, 소프트웨어 또는 방법론에 대한 전문성을 입증할 수 있어야 합니다.
3.  비용
   - 공급업체는 자세한 가격을 제공하고 그들의 견적이 프로젝트의 예산에 얼마나 적합한지 입증할 수 있어야 합니다.
4.  참조
   - 공급업체는 유사한 프로젝트에 서비스를 사용한 과거 고객의 참조를 제공해야 합니다.
5.  접근 방식
   - 공급업체는 프로젝트 관리 프로세스, 리소스 관리 및 프로젝트 제공 일정을 포함하여 프로젝트 관리에 대한 접근 방식을 간략하게 설명해야 합니다.
6.  가용성
   - 공급업체는 프로젝트를 수행할 수 있는 능력, 리소스의 가용성 및 예상 배송 일정에 대한 세부 정보를 제공해야 합니다.
7.  팀 프로필
   - 공급업체는 프로젝트를 제공하기 위해 할당된 팀 구성원의 자세한 프로필을 포함하고 관련 분야에서의 경험과 자격을 강조해야 합니다.
8.  기술 호환성
   - 공급업체는 다른 소프트웨어 솔루션이나 API와 같이 조직에서 사용하는 다른 기술이나 시스템과의 호환성을 보장할 수 있어야 합니다.

6. 프로젝트 예상 일정

타임 라인에 대해 미리 알리는 것은 굉장히 중요합니다. 잠재적인 파트너에게 RFP 제출 종료 날짜, 최종 선택 날짜, 명확한 시작부터 끝까지의 프로젝트 일정을 제공하여 제안서를 작성하는 회사가 입찰을 미세 조정할 수 있도록 합니다. 이것은 또한 잠재적 공급업체 풀의 범위를 좁히고 프로젝트를 제시간에 완료하는 데 도움이 됩니다.

타임라인은 입찰 프로세스 전반에 걸쳐 모든 사람에게 도움이 됩니다. 일정이 설정되면 공급업체는 프로젝트를 완료해야 하는 시기에 대한 명확한 지침을 받고 그에 따라 리소스를 계획하여 적시에 납품할 수 있습니다. 또한 공급업체는 필요한 기한을 팀에 전달하여 지연 위험을 최소화하고 프로젝트가 성공적으로 전달되도록 할 수 있습니다.

다음 예처럼 RFP의 형식과 대상 공급업체의 산업에 따라 달라집니다.

“캐스팅엔의 마케팅 부서는 새로운 광고 캠페인을 지원하기 위해 디지털 마케팅 대행사를 고용하려고 합니다. 제안서는 8월 1일까지 제출해야 하며 개학 시즌에 맞춰 9월 15일까지 캠페인을 시작해야 합니다.”

7. 마지막으로 작성 내용 재확인

마지막 단계는 RFP를 확인하고, 한 번 더 확인하는 것입니다. 왜일까요? 
작은 실수라도 전체 프로젝트 일정을 망칠 수 있기 때문입니다. 예산 세부 정보에서 ‘0’ 하나가 누락되었거나, 제안 마감일과 선택이 이루어진 날짜에 대한 잘못된 전달이 있지는 않는지, 아주 작은 부분까지 검토하세요. 둘 다 전체 RFP 프로세스를 강제로 다시 시작해야 할 만큼 대형 사고로 돌아올 수 있습니다.

RFP를 발행하는 목표를 분명하게 확인하세요. 가능한 한 많은 기업의 제안을 위해 만드는 것임을 기억해야 합니다. 오타가 들어간 프로젝트 이름이나 잘못된 연락처 정보와 같은 실수는 응답률을 높이는 것을 더 어렵게 만들 수 있습니다.

RFP의 모든 내용이 정확하고 완전하다는 데 만족했다면 이제 발행할 때입니다. 이메일을 보내고 사이트에 링크를 게시하여 가장 적합한 공급자를 찾는 프로세스를 시작하십시오. 이 프로세스를 간소화하려면 RFP에 대한 응답을 게시하고 관리하는 플랫폼이나 서비스를 이용할 수 있습니다.

준비됐다면 이제 RFP 템플릿으로 시작해 보세요

초기 구조를 위해 따를 수 있는 RFP 템플릿과 이해를 높일 수 있도록 샘플 RFP를 동시에 제공해 드립니다. 해당 내용이 모든 경우에 적용되는 것은 아님을 미리 말씀드립니다. 가장 중요한 것은 프로젝트의 요구 사항을 가장 잘 설명할 수 있도록 RFP 내용을 구성하는 것입니다.