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야놀자, 아모레퍼시픽이 주목하는 간접 구매란?

‘간접구매’ 라고 들어보셨나요? 구매 담당자들을 제외하면 다소 난해한 단어일 수 있습니다. 그런데 기업을 경영하거나 지출을 관리하는 담당자라면 꼭 알아야 하는 단어죠. 간접구매를 제대로 관리하지 않으면 알게 모르게 지출되는 기업의 비용을 놓치게 되고, 결국 조직의 재무 안정성의 위기로 이어질 수 있거든요.

야놀자, 하이브와 같이 로켓 성장을 이룬 기업들은 이미 간접구매 관리에 주목하고 있습니다. 구매 조직에 따로 간접구매 전문가를 포함해서 팀을 꾸리고 있죠.

특히 아모레퍼시픽은 내부에 APS라는 간접구매시스템을 별도 페이지를 만들어, 협력사와의 관계 형성과 더불어 업무 조건 간소화 등의 실질적인 혜택까지 제공하고 있답니다.

이처럼 많은 기업들이 간접구매 관리에 집중하고 있는데요. 오늘은 ‘간접구매’에 대한 개념과 실제 기업에서 이루어지는 간접구매의 프로세스, 그리고 이를 최적화시키는 전략에 대해 알아보겠습니다.

간접구매, 왜 주목해야 할까요?

코로나19와 함께 보냈던 지난 몇 년 동안, 전문 서비스들과 디지털 소프트웨어 사용이 급증했습니다. 단적인 예로, 비대면 업무 등 기존과는 다른 형태의 업무가 가능하도록 만들기 위해 새로운 관리 툴, 미팅 도구가 필요해진 것을 알 수 있죠. 

이와 같은 SaaS 툴을 비롯해서 간접구매에 해당되는 항목은 다음과 같습니다.

‘간접구매’에 해당되는 항목들

위 항목들 처럼, 간접 구매는 전체 비용 지출 가운데 직원들의 업무를 더 편하게 돕거나, 복지로 제공되는 항목들입니다. 보기에 따라 플러스 알파(+a) 또는 기타 항목으로 느낄 수 있지만 많은 전문가들이 간접 구매의 비중을 총 수익의 15~30%를 언급할 정도로 큰 부분을 차지한답니다. 그리고 그 중요성은 최근 몇 년 동안 크게 증가하는 추세입니다.

많은 기업들이 제조된 제품이 아닌 가상 상품 및 서비스를 판매하기 시작하면서 간접 비용이 증가하고 있죠. 이에 따라 기업에서 구매를 관리하는 담당자들은 언제부턴가 *직접 구매 보다 간접 구매 최적화에 더 집중하고 있는 추세를 보이고 있습니다. 여기서 직접 구매란 무엇인지 간접구매와 어떤 차이가 있는지 알아보겠습니다.

직접 구매와 간접 구매의 차이

대형기업들 중 특히 제조분야라면 (ex. 삼성, LG) 직접구매와 간접구매 각각의 팀을 구성하고 있습니다. 하는 일은 다르지만 모두 ‘효율적인 비용 지출’이라는 공통의 목표를 가지고 있죠. 

직접 구매 팀은 주로 회사에서 판매하는 상품을 제조하는 데 필요한 원자재 구매를 관리합니다. 구매한 원자재(ex. 삼성 갤럭시에 들어가는 디스플레이 부품)를 처리해서 궁극적으로 최종 소비자에게 판매하는 품목(삼성 갤럭시 폰)이 되는 것이죠. 비슷한 예시는 다음과 같습니다.

• 야채, 고기, 음료를 주문하는 레스토랑
• 마더보드, 하드 드라이브, 화면 및 키보드를 구매하는 노트북 제조업체.
• 면, 실크, 천을 떼오는 패션 브랜드

직접 구매와 간접 구매를 구매대상, 관리, 공급업체 지속성, 산업별 차이 4가지 측면에서 비교해봤습니다.

• 구매 대상
  - 직접 구매는 주력 제품의 생산에 필요한 원자재, 재료 등을 구매 대상으로 합니다. 일반적으로 중앙 집중식 관리 팀과 엄격한 예산 관리가 이어지죠.
  - 간접 구매는 업무별, 직원별 요구 사항에 따라 발생하는 필요에 맞춘 제품과 서비스를 구매합니다. 특성상 중앙 집중식 관리가 어렵고 지출된 비용만을 관리하는 경우가 많습니다.

• 재고 관리
  - 직접 구매는 지속적인 수요 예측 및 공급망 관리를 통해 안정적이고도 예측 가능한 방법으로 관리됩니다. 부족을 방지하면서 비용이 많이 드는 잉여를 피할 수 있을 만큼만 주문합니다.
  - 간접 구매는 주문형과 단기적인 견적형으로 이루어지기 때문에 미리 계획하기 어렵습니다.

• 공급업체 지속성
  - 직접구매는 지속적인 제품 라인을 보유한 회사의 경우, 동일한 공급업체를 사용하여 해당 품목을 제조할 가능성이 높습니다.
  - 간접 구매는 주로 단편적인 요청을 기반하기 때문에, 프로젝트별 최대 이점을 기준으로 단기적인 관계를 맺습니다.

• 산업별 차이
  - 제조업과 같은 산업은 직접 구매에 대부분의 관심과 자금을 투여합니다.
  - 반대로 서비스 기반의 회사는 주로 간접구매에 의존합니다.

과거에는 직접 구매에 대한 관리가 수익에 지대한 영향을 미쳤습니다. 그래서 직접구매와 간접구매의 차이를 설명한 내용을 보면 간접구매는 비교적 덜 중요한 것 처럼 보이죠. 실제로 지금까지 대표와 많은 이해관계자들의 다양한 관심은 직접구매에 포커싱되어 있었습니다. 

허나 요즘에는 간접 구매에 더 중점을 두는 경향이 늘고 있습니다. 긱 경제, 공유 경제로 대표되는 새로운 형태의 시장은 이런 속도를 더욱 빠르게 만들고 있죠. 비대면 업무가 하나의 자연스러운 업무 양식이 되면서 대부분의 기업들이 서비스형 소프트웨어 제품을 도입하고 있고, 아웃소싱 비즈니스도 급격한 성장 흐름을 만들고 있습니다.

 이전과 달리 ‘간접 구매’ 형태의 지출이 회사 전반의 직접적인 수익과 연결되는 흐름이 만들어 지고 있는 것이죠.

간접 구매 프로세스에 대한 이해

앞서 설명처럼 간접구매는 직접구매와는 다른 점이 많습니다. 가장 큰 차이점으로는 ‘구매 요청’을 통해 절차가 시작된다는 점이에요. 간접구매 프로세스의 흐름은 다음과 같습니다.

• 1단계 : 니즈 확인(구매 요청 - *PR)
  (조직별, 프로젝트별) 간접구매가 필요한 제품, 서비스 등을 구매 부서에 요청

• 2단계 : 공급업체 조사
  제품, 서비스를 공급할 수 있는 업체에 대한 조사(업력, 포트폴리오 등)

• 3단계 : 공급업체 리스트 생성
  업체별 제안 비교가 가능하도록 여러 업체를 리스트업
  
  
• 4단계 : 요청서 발행(*RFQ & *RFP)
  공급업체들에게 문서 형태로 견적 요청
  
  
• 5단계 : 참여 공급업체 업무 계획 및 견적 확인
  업체에서 제안한 내용 확인
  
  
• 6단계 : 세부 협상
  최종 견적과 업무 세부 내용에 대한 협의
  
  
• 7단계 : 업체 선택 및 계약 진행
  최종 업체 선정
  
  
• 8단계 : 공급업체 관계 형성
  작업에 대한 진행 확인 및 추후 재계약을 염두한 긍정적 관계 형성

간접구매 프로세스는 어떻게 최적화될 수 있을까요?

위 이미지처럼 8단계 중 6단계에서 프로세스 간소화 효과를 얻을 수 있습니다

간접구매 프로세스는 간접구매 플랫폼을 통해 최적화할 수 있습니다. 간접구매는 비정형화된 무형 자산을 거래하는 경우가 많은데요. 그렇기 때문에 공급업체와의 원활한 커뮤니케이션, 그리고 비정형의 서비스를 정형화 시킬 수 있는 시스템이 꼭 필요합니다. 

간접구매 플랫폼은 공급업체 조사부터 견적, 미팅, 계약까지 전범위 프로세스를 지원하고 이를 시스템화하는 역할을 할 수 있어요. ‘캐스팅엔’과 같은 간접구매 플랫폼은 다음과 같은 서비스를 제공합니다. 

검증된 업체를 투명하게 선정하세요. 매 순간 나와 회사의 프로젝트를 완성하세요.

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자주하는 질문

1. 직접 및 간접구매란 무엇입니까?
   직접 구매는 비즈니스의 내부 운영을 위해 실제 상품 및 원자재를 소싱 및 구매하는 프로세스를 말합니다. 간접 구매는 SaaS 구독, 사무 장비 및 소모품, 직원 비용 등과 같이 일상적인 비즈니스를 지원하는 서비스를 더 많이 다룹니다.
   
   
   
2. 간접 구매가 중요한 이유는 무엇입니까?
   구매 프로세스를 효율적으로 수행하면 비용을 낮게 유지하고 신뢰할 수 있는 공급업체로부터 고품질 상품 및 서비스를 제공받으며 조직 운영을 강화할 수 있습니다.
   
   
   
3. 간접 구매의 문제점은 무엇입니까?
   – 어디서부터 시작해야 하고 필요한 비용을 식별하는 방법을 아는 것
   – 주요 이해 관계자가 프로세스에 대한 가시성을 유지하도록 하는 것
   – 확장성을 위한 준비 여러 공급업체, 계약 및 지출 범주를 구성하는 것은 자동화된 프로세스 없이는 어려울 수 있습니다.