디지털 vs. 아날로그
전자책 vs. 종이책
플래너 vs. 에버노트
언제나 끝내지 않는 논쟁! 다이어리는 어떤 걸 더 선호하나요? 어쩌다보니 책도 디지털로, 메모도 디지털로, 공부도 업무도 디지털로 하는 시대에 살고 있습니다. 업무 생산성을 너무 강조하는 시대에서도 살고 있죠. 어떻게 하면 효율적인 시간 관리와 업무 관리를 할 수 있는지 생산성 측면에서 다이어리를 사용하기도 하지만, 마음의 위안을 얻기 위해서 또는 언젠가 보게 될 기록과 기억을 위한 이유로 쓰기도 합니다. 디지털 다이어리를 이용하는 것도 편하지만, 때때로 종이로 된 다이어리나 심플한 떡메 종류의 메모 도구도 충분합니다. 또는 업무용으로는 디지털을, 개인용으로는 아날로그를 선호하는 분들도 많을 것 같아요. 어떤 종류의 다이어리를 사용하느냐는 결국 개인의 선호도입니다. 조직에서는 선택이 아닐 수도 있지만요. 오늘은 아날로그와 디지털을 떠나서 시간 관리 도구로서 '다이어리'는 어떤 이점이 있는지와 디지털 다이어리와 아날로그 다이어리의 차이점을 알아보겠습니다.
_20200724164805.jpg)
▶ 모든 걸 내 스스로 관리, 정리할 수 있다!
대부분의 직장인들은 시간이 없습니다. 내가 하고 싶은 일을 할 수 있는 시간이 사실상 없죠. 회사를 다닌다면 특히나 출퇴근 시간까지 포함하면 개인적인 시간은 아주 제한적이기 때문에 현명하게 쓰기 위해서는 계획이 필요합니다. 계획을 보관할 도구, 장소가 필요합니다.
업무 다이어리를 사용하면 일정을 파악할 수 있고, 모든 것을 체계적으로 정리할 수 있습니다.
업무 다이어리를 사용하여 내 습관을 개선할 수 있습니다.
방법은 다음과 같아요.
캘린더: 고객 회의, 대금 지불 일정, 마감일 사이에 캘린더로 일정을 관리하는 것은 연차와 직급에 상관 없이 모든 직장인들에게는 필수입니다. 년, 월, 주 및 일 달력 형식의 플래너에 작성하여 내 업무 방식에 가장 맞는 달력을 찾아보세요.
시간 추적: 하루에 해야 하는 필수 업무를 모두 하지 못했나요? 그렇다면 시간을 계산해보세요. 시간을 어떻게 소비하는지, 제대로 쓰고 있는지 확인하세요. 최대한 구체적으로 기록하세요. 45분 동안 이메일을 보내고, 3시간 동안 블로그 게시물을 작성하고, 32분 동안 커피를 마시고, 각 항목을 정확하게 기록하여 되돌아 볼 때 내가 쓴 시간이 어디로 갔는지, 어떻게 시간을 바꿀 수 있는지를 정확하게 확인할 수 있어요. 앞으로 일정 관리에 도움이 될 거예요.
예산 추적: 새로운 업무, 프로젝트를 관리할 때 가장 중요한 요소 중 하나는 예산을 신경 쓰는 거예요. 업무 일지를 사용하여 모든 비용을 추적하여 수익을 극대화하세요. 이렇게 기록하는 습관은 추후 세금 시즌에도 도움이 될 수 있습니다.
▶ 프로젝트 관리를 효율적으로 할 수 있다!
고객을 확보하고 비즈니스를 발전 시키면 프로젝트 관리를 원활하게 할 수 있습니다. 소수의 고객을 관리하기 위한 좋은 출발점 역할을 업무 일지가 해줍니다. 조사에 따르면, 절반 이상의 기업이 프로젝트 진행 전, 과업 범위를 잘못 지정하여 예상보다 더 많은 자원을 사용했다 합니다. 결과적으로 프로젝트 일정과 과업을 제대로 관리하지 못하면 시간, 돈 그리고 인력 낭비를 가져옵니다.
▶ 성공을 기억하고 분석하여 활용할 수 있다!
종종 우리의 일상적인 성공은 잠시 짧은 시간 동안 인정된 후 바로 잊혀집니다. 하지만 실패와 단점은 너무 오래 남아 있어요, 사회 심리학자 Roy F. Baumeister는 그의 논문 인 Bad is Stronger than good 에서 아이디어 발전, 진화 이유를 자세히 설명합니다. 인간으로서 우리는 실패에 초점을 맞추고 진화할 수 있어요. 그러나 규모에 상관 없이 성과, 성공을 기억하고 스스로 축하해주는 것도 필요합니다. 매일, 매월 및 분기별 실적을 기록하면 모든 긍정적인 경험을 종이에서 볼 수 있습니다. 긍정적인 경험은...앞으로 계속 한 개인으로서 일하는 것에도 도움이 됩니다. 작고 큰 성공을 맞보고 기억하는 힘은 결국 무엇을 해도 할 수 있다- 라는 긍정적인 마음가짐을 가지는 데 중요합니다.
▶ 실수를 금방 파악할 수 있다!
작고 큰 실수는 불가피합니다. 하지만 업무 다이어리에서 패턴을 추적하면 조짐을 일찍 포착하여 더 큰 문제가 되기 전에 개입할 수 있습니다.
다이어리(기록)를 지속적으로 하는 이유는 '효율성'이 아닌 '학습' 때문입니다. 과거 실수와 성과가 아닌 과정을 살펴보며 천천히 돌아가기 위함입니다.
몇 초를 잠시만 써 보세요. 그리고 발생한 문제에 대한 세부 정보를 천천히 써보면 문제를 파악하고 어떻게 고칠 수 있을지 알 수 있습니다. 이러한 이슈를 반영하지 않으면 아마 초기에 했던 실수를 계속 반복할 거예요.
▶ 아이디에션 - 아이디어 내는 데 효과적이다!
아이디어는 어디에나 있습니다. 라디오, 광고, 책, 일상적인 대화에서 영감을 얻을 수도 있고요. 어디에나 있고 어디에서나 올 수 있습니다. 그렇기 때문에 이러한 아이디어를 적을 수 있는 물건을 나 자신 가까이에 두는 것이 필요합니다. 기록을 남기는 자, 언제나 역사상 가장 큰 이름 중 일부만이 가능했어요. 그리스 선박의 대왕으로 여겨지는 아리스토텔레스 오나시스는 다음과 같이 말했다고 해요.
“항상 노트북을 가지고 다니십시오. 모든 것을 적어 두십시오. 아이디어가 있으면 적어 두십시오. 새로운 사람을 만날 때, 그들에 대해 알고있는 모든 것을 적어 두십시오. 그렇게하면 그들이 가치있는 시간을 알 수 있습니다. 재미있는 것이 들리면 적어 두십시오. 적어두면 행동하게됩니다. 적어 두지 않으면 잊어 버리게됩니다. 즉 그들이 비즈니스 학교에서 가르쳐하지 않습니다 만 달러의 교훈입니다! "
▶ 스트레스 완화에 필요하다!
직장인들... 우리는 과연 행복한가요?
행복 수치와 불행 수치를 잴 수 있다면 어떤 항목이 더 높을지는 리서치 연구를 가지고 얘기하지 않아도 모두 다 알 것입니다. 특히 최근 포스트 코로나 시대에서 노동자들은 깨달았을 거예요. '철밥통'은 없다는 걸. 산업이, 내 회사가 또는 내 직업이 없어질 수 있는 시대에 우리는 살고 있습니다. 일을 하는 우리의 대부분은 스트레스와 불안감을 언제나 가지고 있죠. 북미와 우리나라에서 불안과 우울증이 가장 흔한 정신 건강 문제로 언급되었는데요. 극도의 업무 강도와 조직 문화 때문에 지쳐서 자포자기한 마음으로 불행한 선택을 하는 이들도 점점 늘어나고 있습니다. 세계 보건기구 (WHO)에 따르면 전세계적으로 2억 6천만 명이 넘는 사람들이 불안 장애로 고통받고 있다고 해요. 그런데 이걸 어떻게 해결할 수 있을까요? 내 인생에 또는 내 일에 문제가 생긴 것을 어떻게 발견하고 고쳐갈 수 있을까요? 나의 생각과 느낌에 관한 것을 아무렇게나 적어도 좋습니다. 낙서도 좋고 무엇이든 좋습니다. 어디에든 좋습니다. 글로 내 마음을 표현함으로써 조금이나마 스트레스 해소를 할 수 있을 거예요.
▶ 개인 성장에 도움이 된다!
기록을 남기면서 개인으로도 성장을 할 수 있고 그것은 업무 생산성에도 도움이 됩니다. 불안과 스트레스를 관리하는 것 외에도 다이어리를 통해 이전 기록을 따라가다 보면 감사함, 깨달음, 내 마음 챙김을 연습할 수 있습니다.
Newbound의 창업자 JoSH Kalven은 다음과 같이 말했습니다.
"다이어리를 시작하세요. 기록은 정신 능력이 스트레스와 자극으로 가득 차 있을 때 두뇌를 확장시키는 역할을 합니다. 이미 해결한 장애물을 떠올리며 앞으로 나아갈 동기를 부여합니다. 또한 모든 세부 사항에 가려져 큰 그림을 되찾는 데 도움이 됩니다."
디지털 vs. 아날로그 무려 10년을 논쟁 중입니다만 요즘은 인쇄형보다 디지털 방식을 많이 선호합니다.
애플 굿노트 이미지
노트 화면
두 가지 형식 모두 장단점이 있지만 하루가 끝날 때 가장 좋은 업무 기록 형식은 무엇일까요?
정답은 없어요. 가장 좋은 건 실제로 내가 자기 전 바로 쓸 수 있는 형식의 다이어리예요.
모바일 일기
우리는 매일 휴대 전화를 사용하고 인터넷 전화를 보유하고 있어요. 남녀노소 없이 한국인은 특히 대부분이 스마트폰을 사용하고 있어요. 그렇기 때문에 모바일로 업무 리스트, 기록을 작성하고 관리하는 것이 그 어느 때보다 편리한 시기는 맞아요. 여러분은 모바일로 일기 쓰는 것을 선호하시나요?
에버노트나 굿노트 같은 어플을 이용해서 기록할 수도 있고, 모바일 버전의 다이어리 꾸미기도 할 수 있어요. 물론 태블릿 PC나 컴퓨터를 이용해서도 쓸 수 있습니다. 모바일 다이어리의 장점은 편집성이 뛰어나다. 추적 (검색)을 할 수 있다. 기록 진행이 쉽다. 소지하기 편하다. 등등이 있습니다. 하지만 반대로 단점 중 하나는 온라인에서 해킹되기 쉽다는 것입니다. 혹시라도 회사 기밀 정보나 개인적인 정보를 보관하는 경우 암호를 생선해서 보호를 해야 해요.
모바일 다이어리에는 인터넷 연결이 필요한 점도 단점 중 하나입니다.
모바일로 업무 일지를 관리하는 것은 하루 중 많은 시간 동안 책상이 아닌 외부에서 업무를 하는 경영자, 업무 특성상 외근이 많은 직장인에게 가장 적합할 수 있습니다. 모바일 장치에 필요한 모든 것을 갖추며 어디를 가든 정리할 수 있어요!
종이 다이어리
디지털 업무 일지를 사용하면 많은 이점이 있고 모바일 장치에서 내가 남긴 모든 것을 추적할 수 있습니다. 하지만 종이에 적는 것은 다릅니다.
물론 디지털 업무 다이어리가 갈수록 편리해지는 것은 맞지만, 종이 다이어리는 스마트폰이 대체할 수 없는 이점을 가지고 있습니다. 당신의 목표와 관찰을 적는 가장 단순한 행위는 정보를 얻고 확장하는 데 큰 도움이 됩니다. 또한 매일 우리가 모니터와 핸드폰 화면 보는 데 약 11시간을 쓴다는 것을 고려한다면 눈에 피로감을 덜어주는 다이어리 도구가 좋습니다.
특히 매뉴얼이 있는 형식의 다이어리는 직급, 직무에 관계 없이 크리에이티브 관련 일을 하는 직장인들이 많이 사용합니다. 브레인스토밍과 아이디어 작업할 공간이 필요한 모든 크리에이티브 직무를 한다면(디자이너, 작가 등) 종이 다이어리는 더욱 유용할 수 있습니다.
일부 연구에 따르면 종이에 글을 쓰면 정보를 더 기억하고 유지하는 데 도움이 됩니다. 물리적으로 아이디어를 손으로 작성하면 속도는 느려질 수밖에 없고 그러다보면 쓰는 단어, 문장, 공간에 대해 주의를 기울여야 하기 때문입니다. 내 생각을 좀더 간단하게 요약 정리를 할 수 있습니다. 또한 종이 다이어리는 디지털 다이어리보다 훨씬 창의적인 매체입니다. 우리는 종이에서 원하는 것을, 원하는 방식으로 그리기, 낙서, 메모, 서식을 지정할 수 있습니다. 물론 내 의지대로요.
마지막으로, 종이에 기록하다보면 글쓰기의 실력이 향상되고 내 감정과 정신 건강이 더 나아질 수 있다고 연구 결과는 말합니다.
Fast Company 기사 에서 이것을 뒷받침하는 중요한 인용문은 다음과 같습니다
심리 치료 전문가이자 기록 전문가인 Maud Purcell은
"글쓰기는 분석과 논리의 속성을 가진 좌뇌를 자극합니다."라고 말합니다.
"우리의 좌뇌가 점령되면 반대로 우뇌는 무엇이든 하는 데 자유롭습니다. 그게 무엇이든요. (예: 창조하고, 직관하고 느끼는 것을) 즉, 글쓰기는 우리 멘탈에 남은 구멍을 제거하고 멘탈의 구멍을 제거하고, 이러한 방식으로 우리 주위의 세계와 우리 자신을 이해할 수 있는 브레인파워를 더 많이 사용할 수 있게 도웁니다."
어떻게 보셨나요? 기록하는 즐거움과 이유를 함께 공유하고 싶습니다. 노트북, 핸드폰, 포스트잇, 회사 다이어리를 사용하며 하루 중 떠오르는 생각과 아이디어를 남기고 추적하는 이유를 위에서 설명했습니다. 추적하기엔 디지털 방식의 다이어리가 좋을 수도 있습니다. 반면에 영감을 주고, 아이디어를 더 깊게 생각하고 글 쓰는 힘을 길러주는 것은 아날로그 형태의 다이어리입니다. 무엇이든 내가 일하는 방식에 가장 적합한 게 좋아요!
종이형 (아날로그) 다이어리에 관해 더 궁금하다면 회사 다이어리 편을 참고하세요.
해당 글은 Digital vs. Paper Journaling, Why You Need A Work Diary + Printables 를 일부 참고했습니다.