연말정산 대행 맡길 때 꼭 필요한 가이드

2018. 12. 19

정보
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    1. 1. 연말정산 대행(아웃소싱) 서비스

     

    1-1 연말정산 아웃소싱이란?

     

    연말정산이란 기업이 근로자에게 1년간(1.1~12.31) 지급한 총급여액에 대하여 세법에 따라 근로소득세액을 계산한 후에, 매월 급여 지급할 때 원천 징수하여 납부한 1년간 세액과 비교 정산하여 과다 징수한 세금은 환급하고 과소 징수한 세금은 추가 징수하는 절차를 의미합니다.

     

    연말정산 아웃소싱이란 회사 내부에서 담당직원이 직접 수행하던 임직원의 연말정산 업무를 외부의 전문기관에 대행하게 함으로써 매년 초 일시적인 업무의 과중함을 줄이고 변화되는 세법에도 신속 정확하게 대응하는 아웃소싱 서비스입니다.

     

    복잡하고 자주 바뀌는 세법의 특성 및 13월의 급여라고 일컬어질 정도로 환급액을 기대하는 임직원의 관심에 비하여 중소기업 급여담당자의 연말정산 업무수행 여건은 적합하지 않은 경우가 많습니다. 또한 매년 초에 상당한 업무과중 현상이 발생되어 고급인력 낭비 및 타 업무 공백 현상이 발생되곤 하여 점차 외부대행 아웃소싱 서비스 이용이 늘어나고 있습니다.

     

    특히, 자체 전산시스템을 갖춘 전문기관에 아웃소싱을 할 경우에는 신청서 및 첨부서류를 근로자가 직접 스마트폰으로 처리하고 환급액 및 원천징수영수증을 근로자가 전산에서 확인하고 출력할 수 있어 고객사 연말정산 담당자의 업무가 대폭 줄어들게 됩니다.

    (ex. 아래 예시 화면 참고)

     

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  3. ▲캐스팅엔 파트너사 '인성회계법인' 전산시스템


     

    도입 장점: 담당부서 또는 담당자의 연말 연초 과중한 업무부담 해소와 세법에 맞는 정확한 연말정산 수행이 가장 큰 도입 이유이지만, 비 핵심 인력에 대한 인건비 절감이나 임직원의 만족도 증대 등도 간접적인 효과로 나타나곤 합니다. 또한 개정 세법의 신속하고 정확한 반영으로 향후 발생할 수 있는 수정신고, 오류정정 등도 최소화할 수 있습니다.

     

     

    1-2 연말정산 아웃소싱 서비스내역

     

    연말정산 아웃소싱 서비스의 범위는 고객사에서 요구하는 대행범위와 특성에 따라 다양하게 나타날 수 있습니다만,크게 구분하여 고객사에 전문인력을 일시적으로 출장 및 파견하는 ‘파견출장형’과 전문기관 사무실에서 고객사 담당자와 유무선 소통을 통하여 연말정산을 수행하는 전문기관 ‘내부형’이 있습니다. 중소기업은 자체 전산프로그램이 없는 경우가 많고 대상 임직원이 많지 않기 때문에 주로 후자와 같은 전문기관 ‘내부형’으로 서비스 받는 것이 일반적입니다.

     

    아래는 전문기관 내부형 아웃소싱 서비스의 경우에 해당하는 전문기관의 서비스 내역 항목입니다.

     

    ①     연말정신 안내문 및 개정세법 관련서식 등 자료 제공

    ②     개인별로 연말정산 자동계산기 제공 및 사용방법의 개별 상담

    ③     연말정산 담당자 및 임직원 교육

    ④     연말정산 관련 임직원 문의 및 개별 상담

    ⑤     임직원 개인별 1차 연말정산 결과 통보 및 수정사항 보완.

    ⑥     개인별 원천징수영수증 및 연말정산 결과 집계표 제공

    ⑦     지급조서의 작성과 전산매체 작성(중도 퇴사자 포함)

    ⑧     고객사에서 필요로 하는 연말정산 전산자료 제공 (필요 시 고객사 전산에 직접입력)

    ⑨     연말정산 결과보고서 제출

     

     

    1-3 연말정산 아웃소싱 서비스 진행프로세스

     

    1 Step 준비단계

    연말정산 아웃소싱의 목적과 기대효과를 분석하여 최종 의사결정을 받고 서비스 범위를 정하여 전문기관 업체선정의 기준을 설정하는 등의 도입을 위한 기본 준비 단계

 

 

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    2 Step 업체선정 및 계약

    준비단계에서 결정된 내용과 목적을 달성할 수 있도록 아웃소싱 전문기관을 선정하고 계약내용을 협상하고 결정한 후에 계약을 체결하는 실행단계

 

 

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    3 Step 도입 및 사후관리

    계약을 마친 후에 실제 도입을 위한 실무진 회의를 통하여 세부사항을 정하고, 비상상황 등 사후관리를 마련하여 리스크를 통제하면서 아웃소싱 목표(효과/효율)를 달성해 나가는 단계

     

     

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    1-4 고객사 및 대행 전문기관의 업무분장

 

1. 사내 공지 (연말정산 시행 안내)

● 대행사: 사내공지 안내문 기본내용 전달 및 고객사 요청 시 방문교육 실시

● 고객사: 안내문 사내공지 (사내 교육 실시여부 및 문의처 등 포함)

 

2. 연말정산 기본자료 취합

● 대행사: 고객사 기본자료 요청 (임금급여대장, 인사기초정보, 이월 기부금 등)

● 고객사: 대행사 요청자료 및 임직원 취합 서류/증빙의 대행사 송부(e-mail/우편 등)

(중도 임퇴사자 등 연말정산 대상자 포함)

 

3. 국세청 간소화 자료 처리

● 고객사: 임직원이 다운로드하여 제출한 국세청 간소화 자료의 대행사 송부 (e-mail)

● 대행사: 송부 받은 고객사 임직원의 간소화 자료를 연말정산 프로그램에 업로드

 

4. 소득공제신고서 작성 및 처리

● 고객사: 임직원의 부양가족현황 및 기부금 등 추가증빙 자료를 대행사 송부 (e-mail)

● 대행사: 추가 자료의 프로그램 입력 및 소득공제신고서를 출력하여 고객사에 제공

 

5. 소득공제 서류 최종 확정

● 고객사: 온라인으로 최종 연말정산내역 확인 및 수정사항/추가증빙 대행사에 송부

● 대행사: 추가증빙 검토 및 최종 수정내역 고객사 통보

 

6. 연말정산 결과(추징/환급내역) 통보

● 대행사: 연말정산 개인별 추징 및 환급 결과의 고객사 통보

● 고객사: 2월 급여지급 시 개인별 추징 및 환급액의 반영

 

7. 원천징수영수증 배포

● 대행사: 고객사 임직원 개인별 원천징수영수증 PDF 파일의 고객사 담당자 전송

● 고객사: 회사인감 날인된 개인별 원천징수영수증의 임직원 배포

 

8. 연말정산 최종 결과의 신고

● 대행사 또는 고객사: 소득자료제출집계표 작성 및 지급명세서의 국세청 제출 신고

(전산매체를 통하여 3월10일까지 신고 필요)

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    1-5 연말정산 아웃소싱 운영방식과 주의사항

     

    1. 내부형
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    아웃소싱 대행기관의 사무실에서 지정된 담당자가 자신들의 전산프로그램을 이용하여 연말정산 업무를 대행하는 방식으로써, 자체의 전산프로그램이 없는 중소기업에서 주로 이용하는 아웃소싱 방식입니다. 고객사 담당자는 현재 사용중인 전산프로그램에서 인사, 급여, 기부금이월 데이터 등을 대행기관에 이관하여야 하는 작업이 필요합니다.

    특히, 고객사담당자와 대행기관담당자의 원만한 커뮤니케이션은 아웃소싱 성공여부에 큰 영향을 미치므로 사전에

    담당자간 미팅을 통하여 프로세스 및 소통방식에 대하여 협의를 해 놓는 것이 바람직합니다.

     

    1. 파견출장형
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    아웃소싱 대행기관의 담당자가 필요한 기간만큼 고객사의 사무공간에서 상주하면서 연말정산 업무를 수행하는 방식으로써 고객사의 연말정산시스템이나 ERP를 활용하여 연말정산을 해야 될 필요가 있을 때 적합합니다. 짧은 기간이지만 외부인이 회사에 출입하며 전산시스템에 접속하는 것은 민감한 문제를 발생시킬 수 있으므로 사전에 보안에 대한 가이드를 명확히 제시하고 통제할 필요가 있습니다.

     

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    1-6 연말정산 아웃소싱을 하면서 발생되는 상황에 대한 대처 Tip

     

    다른 아웃소싱 업무와 비교해서는 비교적 단기간 수행되는 프로젝트에 해당되고 절차와 방식이 대부분 정형화되어 있어 예측할 수 없거나 해결 불가능한 상황이 발생될 확률은 높지 않습니다.

     

    내부형으로 진행할 경우에는 대행기관 담당자로부터 즉각적인 피드백이 오지 않는 경우가 발생할 수 있는데, 이런 경우에는 전화로 통화하여 해결하는 방식을 병행하는 것이 좋습니다. 대행기관의 담당자도 이 짧은 기간에 여러 고객사의 업무를 동시에 수행하고 있으므로 대응이 늦어질 수 있으므로 긴급한 경우에는 메일이나 우편을 보내고 전화통화도 해서 전제적인 진행에 차질이 없도록 해야 합니다.

     

    파견출장형으로 진행할 경우에는 대행기관 담당자의 회사 출입 및 전산시스템 접속으로 인하여 보안이나 정보보호의 문제가 발생할 수 있으므로 대행기관 및 파견출장 담당자의 관련 서약서를 날인 받아 놓음으로써 사전에 강력한 통제 의지를 보이는 절차가 필요합니다. 또한 대행업무 종료 후에 즉시 전산시스템의 계정 정보를 삭제 또는 변경함으로써 혹시 모를 외부에서의 접속을 차단해 놓아야 합니다.

     

    내부형이든 파견출장형이든 만약 대행기관 담당자와 문제가 발생하면 즉시 대행기관의 책임자와 협의하여 담당자 교체 또는 원만한 조치를 요구해야 합니다.

     

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    1-7 연말정산 아웃소싱 대행일정 관련 고려사항

     

    통상적으로 2월 급여에 반영하여 임직원에게 정산금액을 지급하는 것이 일반적인데, 고객사마다 급여지급일이 많이 다릅니다. 특히, 급여지급일이 빠른 회사일수록 연말정산 대행사 선정 및 정산작업이 빨리 진행되어야 합니다.

     

    통상적인 연말정산 아웃소싱 도입 일정은 아래와 같습니다. 고객사의 급여지급일 및 정산금액 반영일정 등을 고려하여 가급적 충분한 시간적 여유를 두고 미리미리 아웃소싱 의사결정 및 견적비교조사 등을 진행하면 되겠습니다. 

     

    ① 준비단계 D-45 (연말정산 아웃소싱 필요성 공감대형성 및 의사결정(내부품의)

    ② 업체선정 D-40 (비교견적요청 및 접수 & 협상 및 계약 체결)

    ③ 실무미팅 D-35 (실무자간 세부적인 절차와 방식에 대한 합의)

    ④ D-30: 대행사의 자료제공 및 고객사의 안내문 사내 배포

    ⑤ D-15: 고객사 임직원의 소득공제신고서류 접수 및 증빙서류 검토(고객사&대행기관)

    ⑥ D-10: 개인별 처리 및 결과통보 피드백 (대행기관→고객사)

    ⑦ D-05: 급여반영 할 징수/환급금 통보 (대행기관→고객사)

    ⑧ D-02: 원천징수영수증, 지급명세서 전산작업 (대행기관)

    ⑨ D-day: 고객사 전산반영 업로드 자료 제공

     

     

    1. 2. 연말정산 아웃소싱 시세 정보

     

    최근에 연말정산의 간소화 및 대행기관간 경쟁의 심화로 인하여 대행료는 지속적으로 내려가는 추세입니다.

     

    통상적으로 연말정산 아웃소싱 대행수수료 제안가격은 대상인원 1인당 단가로 이루어집니다.

     

    서비스 범위 및 대상인원수에 따라 차이는 있으나, 전반적으로 1인당 수수료는 5,000~10,000원에서 결정됩니다. 대기업의 경우는 대상인원이 많기 때문에 1인당 5,000~6,000원에도 가능하겠지만 중소기업의 경우에는 조금 높게 예상하는 것이 통상적입니다. 10인 미만의 경우는 인원수 관계없이 기본 최저수수료로 10만원 정도 예상하여야 합니다.


     

    다만, 모든 아웃소싱 대행기관 선정에 해당되는 일반적인 내용입니다만, 최저가만이 능사가 아니므로 대행기관의 규모 및 자체 전산시스템의 보유 여부 그리고 견실함과 배정되는 담당자의 경력과 경험까지 체크하여 종합적인 판단을 하는 것이 중요합니다.

     

     

    1. 3. 연말정산 아웃소싱 관련 자주 묻는 질문

     

    Q1 근로소득 이외의 사업소득 연말정산도 포함해서 서비스 받을 수 있나요?

    사업소득 연말정산이 필요한 고객사의 경우에는 견적요청 또는 협상할 때 서비스 범위에 포함하여 요청하시면 견적, 계약 및 서비스에 반영할 수 있습니다.

     

    Q2 중도 퇴사자의 신고가 연중에 안되어 있는데 아웃소싱 서비스에서 이 문제도 해결해 주시나요?

    매월 중도 퇴사자 신고가 안된 조직의 경우에는 지급명세서 신고 시 문제가 될 수 있어, 원칙적으로 사전에 수정신고를 완료한 이후에 연말정산 대행요청을 하셔야 합니다. 다만, 사전에 원천세 수정신고를 포함해서 서비스를 요청하시면 투입되는 공수에 따라 추가적인 수수료를 지불하시는 계약으로 진행하실 수는 있습니다.

     

    Q3 자체 전산프로그램을 사용하고 있는데 대행이 가능한가요?

    가능합니다만 상호 긴밀한 협의가 필요합니다. 자체 전산프로그램(ERP 등)이 외부 설치 및 접속이 가능한 개방형이라면, 대행기관에 프로그램을 설치해 주고 간단한 사용교육을 통하여 대행기관 전문인력이 서비스를 할 수 있도록 환경을 제공해야 합니다. 만약, 폐쇄형 프로그램이어서 외부 설치 및 접속이 불가하다면, 대행기관으로부터 전담 전문인력을 파견 받아 대행서비스를 받을 수 있습니다.

     

     

    1. 4. 연말정산 아웃소싱 용어 설명

     

    1. 1. 근로자 제출서류

     

    정확한 연말정산을 위하여는 아래표에 기재된 모든 서류를 준비하여야 하나, 연말정산 간소화 대상에 포함된 소득공제자료는 국세청 홈택스 (https://www.hometax.go.kr) 에서 조회하여 출력한 자료만 제출하시면, 별도의 증빙서류 없이 간편하게 연말정산을 할 수 있습니다. 따라서 홈페이지에서 서비스되지 아니하는 다음의 자료만 별도로 발급받아 제출하시면 됩니다.

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    ①     국세청 홈택스 (https://www.hometax.go.kr) 출력 자료

    ②     소득공제신고서

    ③     주민등록등본 및 가족관계증명서(등본으로 가족관계가 확인되지 않는 경우만)

    ④     중도입사자나 2중 근로자 - 종전근무지의 "근로소득원천징수영수증"

    ⑤     국세청 홈택스에서 출력 불가능한 서류

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    • 교육비 항목: 초중고교 대학원과 직업능력개발훈련비용만 조회가 가능하기 때문에 유치원비, 영.유아 보육비,국외교육비 취학전 아동의 학원비 별도 제출 필요
    • 체육시설 교육비,장애인특수교육비, 교복구입비 등은 별도로 교육비 납입증명서나 영수증
    • 의료비: 시력보정용 안경구입비용, 보청기 장애인보장구 의료용구구입(임차)비용
    • 기부금: 종교단체 기부금 등 (기부금납입영수증과 주무관청 등록 입증서류)
    • 신용카드 등 사용금액 소득공제 중: 학원수강료 지로납부확인서
    • 우리사주조합 등 기타 소득공제 항목은 연말정산 간소화서비스에서 조회할 수 없어 직접 영수증을 꼼꼼히 챙겨서 소득공제 신청시 제출 필요

     

    1. 2. 국세청 간소화 서비스

     

    병원, 학교, 은행 등 영수증 발급기관이 국세청으로 제출한 전산 파일을 통합해 근로자 개인에게 소득 세액 공제 증명서류를 제공하는 서비스입니다.

    근로자는 국세청이 운영하는 홈택스(https://hometax.go.kr)에서 소득과 세액 공제자료를 조회하고 PDF파일로 다운로드하여 연말정산 자료로 간편하게 제출할 수 있습니다.

     

    1. 3. 부양가족

     

    근로자는 연말정산 소득공제 세액 계산 시 근로자 본인, 배우자 및 생계를 같이하는 부양가족에 대해 기본 공제 및 추가 공제를 적용하게 됩니다. 기본 공제대상자의 나이, 소득, 생계에 따라 부양가족 적용이 됩니다.

    직계존속(본인 및 배우자 부모, 조부모)은 만 60세 이상, 직계비속(자녀와 배우자 및 손자/손녀) 은 만 20세 이하, 형제자매는 만 20세 이하 또는 만 60세 이상이고 위탁아동은 만 18세 미만으로서 연간 소득금액이 100만원(근로소득만 있는 경우에는 총 급여 500만원) 이하여야 합니다.

    연말정산 배우자공제의 경우에는 법정 혼인만 인정됩니다. 근로자 본인이 입양된 경우에는 양가 또는 생가의 직계존속과 형제자매, 재혼인 경우 전 배우자의 혼인 중에 출생한 자녀가 포함됩니다.

     

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