1-7 연말정산 아웃소싱 대행일정 관련 고려사항
통상적으로 2월 급여에 반영하여 임직원에게 정산금액을 지급하는 것이 일반적인데, 고객사마다 급여지급일이 많이 다릅니다. 특히, 급여지급일이 빠른 회사일수록 연말정산 대행사 선정 및 정산작업이 빨리 진행되어야 합니다.
통상적인 연말정산 아웃소싱 도입 일정은 아래와 같습니다. 고객사의 급여지급일 및 정산금액 반영일정 등을 고려하여 가급적 충분한 시간적 여유를 두고 미리미리 아웃소싱 의사결정 및 견적비교조사 등을 진행하면 되겠습니다.
① 준비단계 D-45 (연말정산 아웃소싱 필요성 공감대형성 및 의사결정(내부품의)
② 업체선정 D-40 (비교견적요청 및 접수 & 협상 및 계약 체결)
③ 실무미팅 D-35 (실무자간 세부적인 절차와 방식에 대한 합의)
④ D-30: 대행사의 자료제공 및 고객사의 안내문 사내 배포
⑤ D-15: 고객사 임직원의 소득공제신고서류 접수 및 증빙서류 검토(고객사&대행기관)
⑥ D-10: 개인별 처리 및 결과통보 피드백 (대행기관→고객사)
⑦ D-05: 급여반영 할 징수/환급금 통보 (대행기관→고객사)
⑧ D-02: 원천징수영수증, 지급명세서 전산작업 (대행기관)
⑨ D-day: 고객사 전산반영 업로드 자료 제공
- 2. 연말정산 아웃소싱 시세 정보
최근에 연말정산의 간소화 및 대행기관간 경쟁의 심화로 인하여 대행료는 지속적으로 내려가는 추세입니다.
통상적으로 연말정산 아웃소싱 대행수수료 제안가격은 대상인원 1인당 단가로 이루어집니다.
서비스 범위 및 대상인원수에 따라 차이는 있으나, 전반적으로 1인당 수수료는 8,000~12,000원에서 결정됩니다. 대기업의 경우는 대상인원이 많기 때문에 1인당 예상수수료 조정이 가능하지만 중소기업의 경우에는 조금 높게 예상하는 것이 통상적입니다. 10인 미만의 경우는 인원수 관계없이 기본 최저수수료로 10만원 정도 예상하여야 합니다.
또한, 최근에는 전문 시스템 서비스와 상담을 통해 보통 1인의 인력이 2,000명까지도 관리할 수 있도록 시스템 구축되어 있습니다.
다만, 모든 아웃소싱 대행기관 선정에 해당되는 일반적인 내용입니다만, 최저가만이 능사가 아니므로 대행기관의 규모 및 자체 전산시스템의 보유 여부 그리고 견실함과 배정되는 담당자의 경력과 경험까지 체크하여 종합적인 판단을 하는 것이 중요합니다.
- 3. 연말정산 아웃소싱 관련 자주 묻는 질문
Q1 근로소득 이외의 사업소득 연말정산도 포함해서 서비스 받을 수 있나요?
사업소득 연말정산이 필요한 고객사의 경우에는 견적요청 또는 협상할 때 서비스 범위에 포함하여 요청하시면 견적, 계약 및 서비스에 반영할 수 있습니다.
Q2 중도 퇴사자의 신고가 연중에 안되어 있는데 아웃소싱 서비스에서 이 문제도 해결해 주시나요?
매월 중도 퇴사자 신고가 안된 조직의 경우에는 지급명세서 신고 시 문제가 될 수 있어, 원칙적으로 사전에 수정신고를 완료한 이후에 연말정산 대행요청을 하셔야 합니다. 다만, 사전에 원천세 수정신고를 포함해서 서비스를 요청하시면 투입되는 공수에 따라 추가적인 수수료를 지불하시는 계약으로 진행하실 수는 있습니다.
Q3 자체 전산프로그램을 사용하고 있는데 대행이 가능한가요?
가능합니다만 상호 긴밀한 협의가 필요합니다. 자체 전산프로그램(ERP 등)이 외부 설치 및 접속이 가능한 개방형이라면, 대행기관에 프로그램을 설치해 주고 간단한 사용교육을 통하여 대행기관 전문인력이 서비스를 할 수 있도록 환경을 제공해야 합니다. 만약, 폐쇄형 프로그램이어서 외부 설치 및 접속이 불가하다면, 대행기관으로부터 전담 전문인력을 파견 받아 대행서비스를 받을 수 있습니다.
- 4. 연말정산 아웃소싱 용어 설명
- 1. 근로자 제출서류
정확한 연말정산을 위하여는 아래표에 기재된 모든 서류를 준비하여야 하나, 연말정산 간소화 대상에 포함된 소득공제자료는 국세청 홈택스 (https://www.hometax.go.kr) 에서 조회하여 출력한 자료만 제출하시면, 별도의 증빙서류 없이 간편하게 연말정산을 할 수 있습니다. 따라서 홈페이지에서 서비스되지 아니하는 다음의 자료만 별도로 발급받아 제출하시면 됩니다.
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- 교육비 항목: 초중고교 대학원과 직업능력개발훈련비용만 조회가 가능하기 때문에 유치원비, 영.유아 보육비,국외교육비 취학전 아동의 학원비 별도 제출 필요
- 체육시설 교육비,장애인특수교육비, 교복구입비 등은 별도로 교육비 납입증명서나 영수증
- 의료비: 시력보정용 안경구입비용, 보청기 장애인보장구 의료용구구입(임차)비용
- 기부금: 종교단체 기부금 등 (기부금납입영수증과 주무관청 등록 입증서류)
- 신용카드 등 사용금액 소득공제 중: 학원수강료 지로납부확인서
- 우리사주조합 등 기타 소득공제 항목은 연말정산 간소화서비스에서 조회할 수 없어 직접 영수증을 꼼꼼히 챙겨서 소득공제 신청시 제출 필요
- 2. 국세청 간소화 서비스
병원, 학교, 은행 등 영수증 발급기관이 국세청으로 제출한 전산 파일을 통합해 근로자 개인에게 소득 세액 공제 증명서류를 제공하는 서비스입니다.
근로자는 국세청이 운영하는 홈택스(https://hometax.go.kr)에서 소득과 세액 공제자료를 조회하고 PDF파일로 다운로드하여 연말정산 자료로 간편하게 제출할 수 있습니다.
- 3. 부양가족
근로자는 연말정산 소득공제 세액 계산 시 근로자 본인, 배우자 및 생계를 같이하는 부양가족에 대해 기본 공제 및 추가 공제를 적용하게 됩니다. 기본 공제대상자의 나이, 소득, 생계에 따라 부양가족 적용이 됩니다.
직계존속(본인 및 배우자 부모, 조부모)은 만 60세 이상, 직계비속(자녀와 배우자 및 손자/손녀) 은 만 20세 이하, 형제자매는 만 20세 이하 또는 만 60세 이상이고 위탁아동은 만 18세 미만으로서 연간 소득금액이 100만원(근로소득만 있는 경우에는 총 급여 500만원) 이하여야 합니다.
연말정산 배우자공제의 경우에는 법정 혼인만 인정됩니다. 근로자 본인이 입양된 경우에는 양가 또는 생가의 직계존속과 형제자매, 재혼인 경우 전 배우자의 혼인 중에 출생한 자녀가 포함됩니다.